Bij de eerste synchronisatie vanuit JOIN Zaaktypen (het eerste zaaktype wordt beschikbaar gesteld voor gebruik in het zaaksysteem) wordt het zakenmagazijn aangemaakt. Dit magazijn is een dossiercollectie met de naam “Zaken”.
De dossiercollectie “Zaken” wordt de hoofdcollectie van een hiërarchische collectie. Dit houdt in dat onder deze hoofdcollectie alle zaaktype-collecties worden gehangen. De zaakgegevens zullen dan per zaaktype bestaan uit een vaste set gegevens (die altijd worden vastgelegd bij de zaak) en een variabele set gegevens (die afhankelijk zijn van de zaaktypeconfiguratie).
Het zakenmagazijn heeft de volgende standaard instellingen (in JOIN Admin)1:
Instelling | Waarde |
---|---|
Naam | Zaken |
Soort object (type) | Dossiers |
Itemprofiel (metadataschema) | Zaken itemprofiel |
Toon zaken op hoofdniveau2 | Ja |
Hiërarchische zaakcollectie | Ja |
Itemprofiel zaaktype-metadata | Zaaktypen itemprofiel |
Itemprofiel documenttype-metadata | Documenttypen itemprofiel |
Subcollectie veldomschrijving | Zaaktype |
Maak afgehandelde zaken alleen-lezen | Ja |
Documenten worden opgeslagen met het volgende profiel | Zaak documentprofiel |
1 Vanaf 2020.5/6/7.628 zijn deze instellingen alleen lezen en kunnen ze ook niet meer worden aangepast
2 Nieuwe functie in JOIN Zaak & Document vanaf versie 6.0
Het zakenmagazijn kent een algemeen en specifiek metadataschema. Het specifieke metadataschema heeft betrekking op de individuele zaaktypen en wordt bepaald door de configuratie per zaaktype (wel of geen aanvrager-gegevens, specifieke kenmerken etc.). Het algemene metadataschema bevat de metadata die minimaal per zaak (ongeacht het zaaktype) worden opgeslagen in het zakenmagazijn.
Het algemene itemprofiel bevat gegevens die zowel in de formulier- als lijstweergave zijn opgenomen. Daarnaast bevat het ook gegevens die alleen in de lijstweergave zijn opgenomen. Deze velden worden opgeslagen in het specifieke gedeelte van het zaaksysteem, maar zijn op ieder niveau van het zakenmagazijn doorzoekbaar.
In de onderstaande tabel worden de belangrijkste instellingen weergegeven. Tussen haakjes wordt per kolom de lengte van het veld weergegeven, achtereenvolgens de maximale veldinvoer, de lengte van het formulier (invoerfunctie) en de lengte in de lijst (zoekfunctie).
Veldnaam | Interne veldnaam | Formulier | Lijst | Bijzonderheden |
---|---|---|---|---|
Notities | MEMO | - | - | |
Volgnummer | SEQUENCE(6) | 1(6) | 1(6) |
|
Zaak kenmerk | MARK(50) | 2(50) | 2(50) |
|
Omschrijving zaak | SUBJECT1(250) | 3(250) | 3(30) |
|
Startdatum zaak | DOCUMENT_DATE(16) | 4(16) | 4(16) |
|
Zaak afgehandeld | PROCESSED(1) | 5(1) | 5(1) |
|
Datum afhandeling | DATE(3) | 6(16) | 6(16) |
|
Het itemprofiel kan niet worden verwijderd. Het aanpassen van het itemprofiel is niet mogelijk, met uitzondering van het toevoegen van extra velden aan het formulier en de formule voor het berekenen van het zaakkenmerk. Dit in verband met het geautomatiseerd genereren en wijzigen van het itemprofiel door de JOIN Zaaktypen integratieservice. Vanaf versie 2023.5 is het niet meer mogelijk om de naam van het itemprofiel aan te passen (“zaken itemprofiel”). U kunt niet zomaar velden toevoegen aan dit itemprofiel. In principe zijn alle velden die niet in het itemprofiel worden gebruikt al gereserveerd voor de zaaktype-itemprofielen, zoals bijv TEXT6, TEXT7 etc. Neem bij twijfel altijd contact op met een JOIN-specialist van Decos die u hier over kan adviseren.
In het zakenmagazijn wordt per zaaktype een eigen (sub)collectie aangemaakt waarin zaken van dit type kunnen worden beheerd. Ieder zaaktype kent zijn eigen autorisaties (toegangsrechten), veldindeling (itemprofiel) en behandelproces (workflow). Daarnaast wordt per zaaktype een set van aanvullende eigenschappen opgeslagen. Deze eigenschappen worden op verschillende manieren toegepast in het zaaksysteem:
De metadata per zaaktype worden volgens een vaste veldindeling (metadataschema) opgeslagen.
Dit metadataschema (itemprofiel boekmetadata) is gekoppeld aan het zakenmagazijn
(dossiercollectie “Zaken”) en kent een vaste indeling. Deze indeling is in onderstaande tabel
weergegeven. De laatste kolom toont de relatie met het zaaktype attribuut (bronwaarde) uit JOIN
Zaaktypen (met andere woorden: het veld wordt gevuld met een corresponderende waarde uit de
zaaktype-configuratie):
Veldnaam | Interne veldnaam | Formulier | Lijst | Bronwaarde (JOIN Zaaktypen) |
---|---|---|---|---|
Zaaktype-identificatie | TEXT1 | 1 | 1 | Zaaktype.id |
Zaaktype omschrijving | SUBJECT1 | 2 | 2 | Zaaktype.omschrijving |
Zaaktype omschrijving generiek | SUBJECT2 | 3 | 3 | Zaaktype.omschrijvinggeneriek |
Zaakcategorie | TEXT2 | 4 | 4 | Zaaktype.categorie |
Indicatie intern of extern | TEXT3 | 5 | 5 | Zaaktype.indicatieinternextern |
Handeling Initiator | TEXT4 | 6 | 6 | Zaaktype.handelinginitiator |
Onderwerp | TEXT5 | 7 | 7 | Zaaktype.omschrijving |
Handeling behandelaar | TEXT6 | 8 | 8 | Zaaktype.handelingbehandelaar |
Doorlooptijd behandeling | NUM1 | 9 | 9 | Zaaktype.doorlooptijdbehandeling |
Servicenorm behandeling | NUM2 | 10 | 10 | Zaaktype.servicenormbehandeling |
Opschorting/Aanhouding mogelijk | BOL2 | 11 | 11 | Zaaktype.opschortingaanhoudingmogelijk |
Verlenging mogelijk | BOL1 | 12 | 12 | Zaaktype.verlengingmogelijk |
Termijn verlenging | NUM3 | 13 | 13 | Zaaktype.verlengtermijn |
Trefwoord | TEXT7 | 14 | 14 | Zaaktype.trefwoord |
Archiefcode | TEXT8 | 15 | 15 | Zaaktype.archiefcode |
Vertrouwelijk aanduiding | TEXT9 | 16 | 16 | Zaaktype.vertrouwelijkheidaanduiding |
Publicatie-indicatie | BOL3 | 17 | 17 | Zaaktype.publicatieindicatie |
Publicatietekst | TITLE | 18 | 18 | Zaaktype.publicatietekst |
Naam (product/dienst) | MARK | 19 | 19 | Zaaktype.product.naam (product/dienst) |
Naam (referentieproces) | EMAIL1 | 20 | 20 | Zaaktype.referentieproces.naam |
Datum begin geldigheid zaaktype | DATE1 | 21 | 21 | Zaaktype.datum.begin.geldigheid.zaaktype |
Datum einde geldigheid zaaktype | DATE2 | 22 | 22 | Zaaktype.datum.einde.geldigheid.zaaktype |
Gepubliceerd op | DATE3 | 23 | 23 | Zaaktype.geupliceerdop |
Versie | NUM4 | 24 | 24 | Zaaktype.versie |
Mag zaaktype starten | FUNCTION | 25 | 25 | Externe applicatie |
Afnemers | COMPANY | 26 | 26 | Externe applicatie |
Behandelaren | EMAIL2 | 27 | 27 | Externe applicatie[1] |
Ketenpartners | SALUTATION | 28 | 28 | geen verwijzing naar de ImZTC |
Het itemprofiel kan niet worden verwijderd of worden aangepast door de functioneel beheerder. Naast deze zaaktype-metadata worden alle objecten en attributen die in JOIN Zaaktypen per zaaktype zijn vastgelegd, als XML opgeslagen bij de zaaktype-collectie in het zaaksysteem. Deze zogenaamde MEMO-XML kan op verschillende manieren worden toegepast in het zaaksysteem, bijvoorbeeld bij het genereren van statusberichten en in de uitwisseling (koppeling) met andere systemen, zoals de persoonlijke internetpagina (PIP). Dit laatste is uiteraard afhankelijk van de aanwezigheid van specifieke koppelvlakken op het zaaksysteem (JOIN Connect).
Velden worden gevuld wanneer 1 of meer externe applicaties zijn gekoppeld aan het zaaktype en per rol is aangegeven wat er is toegestaan (afnemer, behandelaar of initiator) ↩︎