¶ Bijlage: relatie JOIN Zaaktypen met JOIN
In onderstaande tabel wordt een overzicht gegeven van alle attributen in JOIN Zaaktypen die een directe relatie hebben met de configuratie van het zaaksysteem. De overige attributen en objecten die in JOIN Zaaktypen kunnen worden vastgelegd per zaaktype hebben (nog) geen invloed op de werking van het zaaksysteem. Met uitzondering van de omschrijving van het zaaktype (die op meerdere plaatsen in de applicatie wordt toegepast) zijn er geen attributen die bij ontbreken een blokkerende werking hebben op de integratie naar het zaaksysteem. De attributen zijn daarom niet verplicht in JOIN Zaaktypen, maar kunnen wel van invloed zijn op de wijze waarop het zaaktype zich gedraagt in het zaaksysteem.
¶ Zaaktype
| Naam attribuut (JOIN Zaaktypen) | Hoort bij object (JOIN Zaaktypen) | Relatie zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) | Toelichting op relatie (JOIN Zaak & Document) |
|---|---|---|---|
| ID | Zaaktype |
|
|
| Omschrijving | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Zaaktype | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata. De omschrijving van het zaaktype wordt op verschillende onderdelen van het zaaksysteem gebruikt (naam collectie, naam itemprofiel, naam tabellen, naam workflow etc.) |
| Omschrijving (generiek) | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Zaaktype-omschrijving generiek” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Indicatie intern of extern | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Indicatie intern of extern" | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Doorlooptijd behandeling | Zaaktype |
|
|
| Servicenorm behandeling | Zaaktype |
|
|
| Verlenging mogelijk | Zaaktype |
|
|
| Verlengingstermijn | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Termijn verlenging” | Waarde wordt zowel vastgelegd als zaaktype-metadata, als gebruikt voor de herberekening van de wettelijk verwachte einddatum bij de zaak (als verlenging van toepassing is) |
| Verantwoordelijke | Zaaktype | Zaaktype-itemprofiel Tabel “Verantwoordelijke” | Waarde wordt zowel vastgelegd in de centrale tabel als standaardwaarde in het betreffende veld in het itemprofiel |
| Publiceren | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Publicatie-indicatie” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Publicatietekst | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Publicatietekst” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Geldig van | Zaaktype |
|
|
| Geldig tot | Zaaktype |
|
|
| Categorie | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “zaakcategorie” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Onderwerp | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “onderwerp” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Archiefclassificatie-code | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “archiefcode” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Vertrouwelijkheidsaanduiding | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Vertrouwelijk aanduiding” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Trefwoord | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Trefwoord” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Handeling initiator | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Handeling initiator” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Naam product/dienst | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Naam (product/dienst)” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
| Naam referentieproces | Zaaktype | Zaaktype-metadata itemprofiel Veld “Naam (referentieproces)” | Waarde wordt vastgelegd als zaaktype-metadata |
¶ Kenmerk
| Naam attribuut (JOIN Zaaktypen) | Hoort bij object (JOIN Zaaktypen) | Relatie zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) | Toelichting op relatie (JOIN Zaak & Document) |
|---|---|---|---|
| Aangevraagd door | Kenmerk | Zaaktype itemprofiel “adresvelden” | De keuze in dit veld bepaalt of en welke adresvelden worden geactiveerd in het itemprofiel |
| Autoriseer BSN[2] | Kenmerk | Zaaktype itemprofiel “adresvelden” | Wanneer dit veld wordt aangevinkt bij een aanvrager “natuurlijk persoon” dan kan in het zaaksysteem het BSN-veld worden afgeschermd voor bepaalde groepen gebruikers (met de functie beperkt invoerscherm) |
| Naam | Kenmerk | Zaaktype itemprofiel “extra velden” | Kenmerken worden door de integratielaag overgezet naar extra velden in het zaaktype-itemprofiel. Hiervoor zijn van ieder datatype (TEXT, BOL, NUM en DATE) 4 velden gereserveerd. Let op: u kunt meer kenmerken configureren, maar deze worden niet gesynchroniseerd met het itemprofiel |
| Formaat | Kenmerk | Zaaktype itemprofiel “extra velden” | Het type veld kan hier worden opgegeven (TEXT, BOL, NUM en DATE) |
| Tabel | Kenmerk | Zaaktype itemprofiel “extra velden” | Aan het veld in het itemprofiel wordt een tabel gekoppeld, die vanuit zaaktypen wordt aangeleverd |
| Lengte | Kenmerk | Zaaktype itemprofiel “extra velden” | Een afwijkende lengte van de standaard kan hier worden ingevuld |
| Toelichting | Kenmerk | Zaaktype itemprofiel “extra velden” | Toelichting wordt in het veld als extra informatie (tooltip) zichtbaar voor de eindgebruiker |
¶ Document
| Naam attribuut (JOIN Zaaktypen) | Hoort bij object (JOIN Zaaktypen) | Relatie zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) | Toelichting op relatie (JOIN Zaak & Document) |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | Document |
|
|
| Omschrijving generiek | Document | Document-metadata itemprofiel Veld “omschrijving generiek” | Waarde wordt vastgelegd als documenttype-metadata |
| Documentcategorie | Document | Document-metadata itemprofiel Veld “documentcategorie” | Waarde wordt vastgelegd als documenttype-metadata |
| Trefwoord | Document | Document-metadata itemprofiel Veld “trefwoord” | Waarde wordt vastgelegd als documenttype-metadata |
| Vertrouwelijkheid-aanduiding | Document | Document-metadata itemprofiel Veld “vertrouwelijkheidaanduiding” | Waarde wordt vastgelegd als documenttype-metadata |
| Richting | Document | Richting bepaalt itemprofiel dat aan documentboek (per documenttype) wordt gekoppeld | Per richting 1 itemprofiel (inkomend, uitgaand en intern) |
| Model | Document | Sjabloon | Waarde wordt gecombineerd met de naam van het zaaktype en als sjabloonregistratie gekoppeld aan het documentboek. Let op: sjabloon moet door beheerder worden gekoppeld. |
| Toelichting | Document | Document-metadata itemprofiel Veld “toelichting” | Waarde wordt vastgelegd als documenttype-metadata |
| Geldig van | Document | Document-metadata itemprofiel Veld “geldig van” | Waarde wordt vastgelegd als documenttype-metadata |
| Geldig tot | Document | Document-metadata itemprofiel Veld “geldig tot” | Waarde wordt vastgelegd als documenttype-metadata |
¶ Besluit
| Naam attribuut (JOIN Zaaktypen) | Hoort bij object (JOIN Zaaktypen) | Relatie zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) | Toelichting op relatie (JOIN Zaak & Document) |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | Besluit |
|
|
| Omschrijving generiek | Besluit | Besluit-metadata itemprofiel Veld “Omschrijving generiek” | Waarde wordt vastgelegd als besluittype-metadata |
| Besluitcategorie | Besluit | Besluit-metadata itemprofiel Veld “Besluitcategorie” | Waarde wordt vastgelegd als besluittype-metadata |
| Reactietermijn | Besluit | Besluit-metadata itemprofiel Veld “Reactietermijn” | Waarde wordt vastgelegd als besluittype-metadata |
| Publiceren | Besluit | Besluit-metadata itemprofiel Veld “Publiceren” | Waarde wordt vastgelegd als besluittype-metadata |
| Publicatietekst | Besluit | Besluit-metadata itemprofiel Veld “Publicatietekst” | Waarde wordt vastgelegd als besluittype-metadata |
| Publicatietermijn | Besluit | Besluit-metadata itemprofiel Veld “Publicatietermijn” | Waarde wordt vastgelegd als besluittype-metadata |
| Toelichting | Besluit | Besluit-metadata itemprofiel Veld “Toelichting” | Waarde wordt vastgelegd als besluittype-metadata |
| Geldig van | Besluit | Besluit-metadata itemprofiel Veld “Geldig van” | Waarde wordt vastgelegd als besluittype-metadata |
| Geldig tot | Besluit | Besluit-metadata itemprofiel Veld “Geldig tot” | Waarde wordt vastgelegd als besluittype-metadata |
¶ Status
| Naam attribuut (JOIN Zaaktypen) | Hoort bij object (JOIN Zaaktypen) | Relatie zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) | Toelichting op relatie (JOIN Zaak & Document) |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | Status |
|
|
| Omschrijving generiek | Status | Zaaktype workflow | Bij gebruik van een checklist wordt de omschrijving van de checklist gevuld met de “omschrijving generiek” |
| Behandelende rol | Status |
|
|
| Handeling behandelaar | Status | Zaaktype workflow | Bij gebruik van een checklist wordt een actiecode gekoppeld waarbij de actiecode wordt opgebouwd uit de omschrijving van het zaaktype en de handeling behandelaar (vergunning – in behandeling nemen) |
| Doorlooptijd | Status | Zaaktype workflow | Bepaalt de doorlooptijd van de actie die is gekoppeld aan de status (bijv. een checklist) |
| Informeren initiator | Status | Zaaktype workflow | Wanneer de initiator moet worden geïnformeerd, wordt een emailbericht naar de initiator gestuurd bij het bereiken van de status (HTML-mailing) |
| Statustekst | Status | Zaaktype workflow | Tekst die wordt toegevoegd aan het statusbericht per e-mail (zie ook informeren initiator) |
| Geldig van | Status |
|
|
| Geldig tot | Status |
|
|
¶ Resultaat
| Naam attribuut (JOIN Zaaktypen) | Hoort bij object (JOIN Zaaktypen) | Relatie zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) | Toelichting op relatie (JOIN Zaak & Document) |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | Resultaat |
|
|
| Archiefnominatie | Resultaat |
|
|
| Archiefactietermijn | Resultaat |
|
|
| Brondatum archiefprocedure | Resultaat | Zaaktype itemprofiel | De brondatum archiefprocedure bepaalt wat de startdatum van de archiefactietermijn van het zaakdossier is (datum afgehandeld, specifieke datumeigenschap of handmatig ingevuld) |
| Controleren zaak | Resultaat | Zaaktype workflow | Aan het eind van de worklfow wordt voor het bereiken van het eindpunt een behandelactie toegevoegd “controleren dossier” en toegekend aan de geselecteerde behandelaar |
¶ Brondatum archiefprocedure
Het zaaksysteem kent uitgebreide functionaliteit voor het archiveren van zaken en het automatisch berekenen van bijvoorbeeld bewaartermijnen en het toepassen van het archiefregime.
Dit doen we in het zaaksysteem door middel van de configuratie van de archiefkenmerken bij het zaaktype-resultaat:
- Met het veld “selectielijst” bepaalt u de grondslag voor archivering
- Met het veld “archiefnominatie” bepaalt u of het zaakdossier na verlopen van de archiefactietermijn moet worden vernietigd of overgedragen aan een archiefbewaarplaats (hier hebben we ook een koppeling met een E-Depot voor)
Met het veld “brondatum archiefprocedure” bepaalt u op welk moment de startdatum van de archiefprocedure is.
- Bij het afhandelen van de zaak
- Bij de ingangsdatum van het genomen zaakbesluit
- Bij de vervaldatum van het genomen zaakbesluit
- Op basis van een handmatig ingevulde startdatum (“ander datumkenmerk”)
- Op basis van een zelf geconfigureerde datum in de zaak (een zaakkenmerk)
¶ Hoe werkt het?
U hoeft niets aan te passen in de software. De software zorgt er in alle gevallen voor dat de startdatum archiefprocedure correct wordt ingevuld:
- Ander datumkenmerk: u vult zelf een datum in bij het veld “Start bewaartermijn”
- Afgehandeld: “Start bewaartermijn” wordt ingevuld met de “datum zaak afgehandeld”. U kunt hier in uitzonderingsgevallen van afwijken, een door u aangepaste datum wordt niet langer overschreven door de software (dit is nieuw!)
- Ingangsdatum besluit: “Start bewaartermijn” wordt ingevuld met de ingangsdatum van het aan de zaak gekoppelde besluit. Let op: hiervoor moet u wel besluittypen hebben geconfigureerd in het zaaktype!
- Vervaldatum besluit (na vervallen belang): “Start bewaartermijn” wordt ingevuld met de vervaldatum van het aan de zaak gekoppelde besluit. Let op: hiervoor moet u wel besluittypen hebben geconfigureerd in het zaaktype! Een voorbeeld is de einddatum van een drank- en horecavergunning.
- Specifiek datumkenmerk: “Start bewaartermijn” wordt ingevuld met een specifieke datum die in de zaak is vastgelegd. Let op: nieuw in deze versie is dat de startdatum bewaartermijn ook wordt berekend als het specifieke datumkenmerk op een later moment wordt ingevuld. U hoeft hier dus niets handmatig meer te doen.
¶ Checklist (status + resultaat)
| Naam attribuut (JOIN Zaaktypen) | Hoort bij object (JOIN Zaaktypen) | Relatie zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) | Toelichting op relatie (JOIN Zaak & Document) |
|---|---|---|---|
| Naam check (geen naam) | Checklist | Checklist behorend bij zaaktypeworkflow | Toont de checklistvraag |
| Optioneel | Checklist | Checklist behorend bij zaaktypeworkflow | Bepaalt of de checklistvraag een verplicht of optioneel karakter heeft |
¶ Autorisaties
Autorisaties bepalen welke groepen gebruikers (gebruikersprofielen) in het zaaksysteem welk niveau toegangsrecht krijgen bij het zaaktype.
¶ Navigatie
- Zakenmagazijn
- Zaken per Zaaktype
- Tabellen
- Zaakdocumenten
- Behandelproces - onderdelen
- Behandelproces - status en resultaat
- Bijlage: relatie JOIN Zaaktypen met JOIN