¶ Zaken per zaaktype
¶ Dossiercollectie “zaaktype”
Binnen het zakenmagazijn wordt per zaaktype een eigen collectie aangemaakt, waarbinnen zaken van dit zaaktype kunnen worden beheerd. Deze collectie krijgt de naam van het zaaktype (zoals in de zaaktypeconfiguratie is vastgelegd). De volgende instellingen zijn standaard per zaaktypecollectie:
| Instelling | Waarde |
|---|---|
| Naam | Zaaktype-omschrijving (zaaktype.omschrijving) |
| Soort object (type) | Dossiers |
| Itemprofiel (metadataschema) | Zaaktype itemprofiel (zie Itemprofiel "zaaktype”) |
| Subcollectie hiërarchische zaakcollectie | Ja |
| Maak afgehandelde zaken alleen-lezen | Ja |
| Sla documenten op bij de zaak | Zaak documentprofiel |
| Sla documenten altijd op in de zaak (zaakdocumenten) | Ja |
¶ Itemprofiel “zaaktype”
Per zaaktype wordt een specifiek metadataschema (itemprofiel) aangemaakt waarmee zaken van dit zaaktype kunnen worden vastgelegd. Binnen dit metadataschema wordt rekening gehouden met de specifieke configuratie van het zaaktype.
Een zaak wordt altijd opgebouwd uit een algemeen en een specifiek deel met metadata. De algemene gegevens worden opgeslagen volgens het metadataschema (itemprofiel) “zakenitemprofiel”, terwijl de specifieke gegevens worden opgeslagen volgens het itemprofiel per zaaktype. De naam van dit itemprofiel is gebaseerd op de zaaktype-omschrijving (bijvoorbeeld “Zaken – Aanvraag evenementenvergunning”) en kan niet gewijzigd worden. De formulier- en lijsttelling begint bij positie 1, maar hou er rekening mee, dat eerst de velden van het “zakenitemprofiel” getoond worden. De eerste posities zijn dus gereserveerd voor de algemene gegevens. U kunt velden uit het specifieke profiel ook opnemen in de lijstweergave van het hoofdprofiel (zodat er op gezocht kan worden!). Voor meer informatie kunt u contact opnemen met een van de experts binnen Decos.
In de volgende tabel worden alle mogelijk voorkomende velden weergegeven. Per veld worden, indien van toepassing, de voorwaarden beschreven die bepalen of en hoe het veld beschikbaar is per zaaktype. Wanneer een veld niet wordt opgenomen in het itemprofiel, dan heeft dit uiteraard ook gevolgen voor de nummering van formulier en lijst. De onderstaande nummering is dan ook niet vast, de volgorde wel. Deze volgorde kan weliswaar aangepast worden, maar zal bij herpublicatie weer overschreven worden.
| Veldnaam | Interne veldnaam | Bijzonderheden |
|---|---|---|
| Toewijzen aan | SUBJECT2(75) |
|
| Bevoegd gezag | SALUTATION(50) |
|
| Verantwoordelijk organisatieonderdeel | DEPARTMENT(75) |
|
| Huidige behandelaar | TEXT5(75) |
|
| Status | TITLE(75) |
|
| Servicenorm afhandeldatum | DATE1(16) |
|
| Wettelijke afhandeldatum | DATE2(16) |
|
| Verleng behandeltermijn | BOL5 |
|
| BSN/KVK | NUM2 |
|
| Aanvrager | COMPANY |
|
| Contactpersoon | SURNAME |
|
| Adres | MAILADDRESS |
|
| Postcode | ZIPCODE |
|
| Plaats | CITY |
|
|
||
| Telefoon | PHONE1 |
|
| Verstuur notificatie voor eerste status | BOL1(1) |
|
| Publiceren | BOL4(1) |
|
| Vertrouwelijkheidaanduiding | CONFIDENTIALITY(50) |
|
| Resultaat | FUNCTION(50) |
|
| Uiterste bezwaartermijn | DATE3(16) |
|
| Start bewaartermijn | RECEIVED_DATE(16) |
|
| Archiefnominatie | EMAIL2(50) |
|
| Bewaartermijn | PHONE3(10) |
|
| Selectielijst | TEXT2(250) |
|
| Verwijderen na | DATE4(16) |
|
| Archiefreeks | TEXT3 (50) |
|
| Archiefnummer | TEXT4 (50) |
|
| Gearchiveerd | ARCHIVED(1) |
|
| Alleen zichtbaar voor | ITEM_APPLIES_TO(250) |
|
In het bovenstaand schema staan schuingedrukt velden voor een gekoppeld adres tussen de velden “Verleng behandeltermijn” en “Verstuur notificatie voor eerste status”. Deze velden zijn gereserveerd voor het vastleggen van de (externe) initiator van de zaak (in JOIN: het koppelen van adressen – personen en bedrijven). De afhankelijkheid is als volgt:
In de zaaktypeconfiguratie (JOIN Zaaktypen) kan bij de Kenmerken onder “Aangevraagd door” gekozen worden uit de volgende 5 opties:
Elk van bovenstaande opties leidt tot een specifieke (aanvullende) configuratie van het zaaktype-itemprofiel. In onderstaande tabel wordt weergegeven welke velden worden geactiveerd (inclusief veldnaam) in het itemprofiel bij een van opties.
| Interne veldnaam | Bijzonderheden | Natuurlijk persoon | Niet natuurlijk persoon | (Niet) natuurlijk persoon | Niet van toepassing |
|---|---|---|---|---|---|
| NUM2(50) | Alleen lezen | BSN | KVK | BSN/KVK | - |
| COMPANY(250) | Verplichte invoer | Aanvrager | Aanvrager | Aanvrager | - |
| SURNAME(250) | - | - | Contactpersoon | Contactpersoon | - |
| MAILADDRESS(250) | Alleen lezen | Adres | Adres | Adres | - |
| ZIPCODE(10) | Alleen lezen | Postcode | Postcode | Postcode | - |
| CITY(32) | Alleen lezen | Plaats | Plaats | Plaats | - |
| EMAIL1(75) | - | - | |||
| PHONE1(20) | - | Telefoon | Telefoon | Telefoon | - |
| FAX1(20)[2] | - | Fax | Fax | Fax | - |
Kiest u voor optie 5 “Aangepast”, dan kunt u per bovenstaand veld (zie tabel) aangeven:
- Welk label "Veldomschrijving"deze krijgt
- Of het veld in het formulier en/of lijst moet worden getoond
Het specifieke itemprofiel kan niet worden verwijderd of worden aangepast door de functioneel beheerder.
¶ Externe applicaties
In JOIN Zaaktypen is het mogelijk om zogenaamde externe applicaties te koppelen. Dit zijn applicaties die via een StUFZKN integratie worden aangesloten. Om de integratie goed te laten verlopen worden in het itemprofiel de volgende velden gereserveerd:
| Veldnaam | Intern | Bijzonderheden |
|---|---|---|
| Bron | PHONE2(50) | Alleen lezen |
| Extern zaakkenmerk | COUNTRY(50) | Alleen lezen |
| Verantwoordelijke Backoffice | TEXT1(50) | Alleen lezen |
| Feedback | EMAIL3(250) | Alleen lezen |
¶ Zaakkenmerken
Bij het zaaktype kunnen zogenaamde zaakkenmerken worden vastgelegd. Dit zijn specifieke kenmerken die extra aan het registratieformulier van het zaaktype kunnen worden toegevoegd en alleen horen bij zaken van dat zaaktype. Denk hier bijvoorbeeld aan een specifieke locatie of datum.
Het aantal kenmerken dat kan worden toegevoegd is onbeperkt. De zaakkenmerken kunnen van de volgende typen zijn:
- Tekst (TEXT6 en hoger)
- Datum (DATE6 en hoger)
- Boolean (BOL7 en hoger)
- Numeriek (NUM3 en hoger)
Daarnaast kunnen per kenmerk de volgende zaken worden ingesteld:
- Lengte van het veld
- Gebruik van een tabel inclusief een standaardwaarde (de tabel wordt in JOIN Zaak & Document aangemaakt en gekoppeld aan het betreffende veld, met uitzondering van DATE en BOL velden)
- De volgorde in JOIN Zaaktypen (wijzigbaar) bepaalt de volgorde in het itemprofiel
- Standaardwaarde en macro (vanaf versie 6.0.9 beschikbaar)
- Alleen lezen en tabelkeuze verplicht (vanaf versie 6.17)
Standaard zijn de zaakkenmerken niet verplicht in het itemprofiel. Wilt u toch dat deze velden wel verplicht zijn in het itemprofiel (bij registratie), dan geeft u dit aan bij de eerste status van het zaaktype. Hier markeert u welke zaakkenmerken verplicht zijn bij registratie (om de eerste statusovergang te bereiken). Wilt u een zaakkenmerk verplicht maken bij een andere status (>2) dan geeft u dit per status aan. Voor ieder verplicht kenmerk wordt een automatische checklistvraag aangemaakt in de checklist die bij de status of het resultaat hoort (zie ook hoofdstuk “behandelproces”).
In het itemprofiel (zaaktype-specifiek) worden de kenmerken altijd bovenaan getoond. De volgorde van de kenmerken in het itemprofiel kan worden bepaald in JOIN Zaaktypen. Vanaf versie 6.0.8 worden verwijderde kenmerken (uit JOIN Zaaktypen) ook verwijderd uit het itemprofiel. Het vrijgekomen veld kan dan opnieuw worden gebruikt voor een nieuw kenmerk. In JOIN Zaaktypen geeft u dit aan bij het verwijderen van het zaakkenmerk. Hierbij wordt de vraag gesteld, of het Kenmerk overschreven mag worden
¶ Toegangsrechten
Uiteraard is het van belang dat gebruikers de juiste toegang krijgen tot het zakenmagazijn. In de zaaktype-configuratie is het dan ook mogelijk om per gebruikersgroep (in JOIN Zaaktypen noemen we dit autorisaties) per zaaktype rechten toe te kennen. Met deze rechten-instellingen wordt bepaald welke groep gebruikers van het zaaksysteem welk niveau van toegang hebben tot zaken van een specifiek zaaktype. Deze rechten variëren van geen toegang tot verwijderen en zijn gebaseerd op het principe van rechten “stapelen”. Verwijderen betekent automatisch dat de gebruiker ook mag toevoegen en bewerken.
Zowel de rechten als de autorisatie-groepen worden 1 op 1 vertaald naar het zaaksysteem. De autorisatie-groepen worden in het zaaksysteem opgenomen als gebruikersprofielen (waarbij bestaande gebruikersprofielen worden gerespecteerd en nieuwe profielen eenmalig worden opgenomen in het zaaksysteem). De rechten worden per collectie overgenomen uit de zaaktypeconfiguratie.
Aanvullend dient de applicatiebeheerder van het zaaksysteem eenmalig de juiste gebruikers van het zaaksysteem te koppelen aan de betreffende gebruikersprofielen. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een zogenaamde active directory (en zowel gebruikers als gebruikersprofielen vanuit het centrale gebruikersbeheer, zoals de active directory, worden gesynchroniseerd met JOIN Zaak & Document), is dit naar waarschijnlijkheid niet nodig. Neem hiervoor contact met een technisch specialist van Decos.
¶ Toegangsrechten op zaakdocumenten
Zaakdocumenten (‘documenttypen’) overerven standaard de autorisatie van het zaaktype waar deze onderdeel van uitmaken. Een belangrijke uitzondering is dat het bewerken van zaken ook rechten geeft op het toevoegen en verwijderen van documenten. Het toevoegen en verwijderen van documenten beschouwen wij namelijk als een mutatie op een zaak.
Sinds versie 6.0.12 is het mogelijk om hier in uitzonderingsgevallen van af te wijken. Er kunnen afwijkende autorisaties per documenttype worden ingesteld. De applicatiebeheerder van JOIN Admin kan dit instellen.
¶ Navigatie
- Zakenmagazijn
- Zaken per Zaaktype
- Tabellen
- Zaakdocumenten
- Behandelproces - onderdelen
- Behandelproces - status en resultaat
- Bijlage: relatie JOIN Zaaktypen met JOIN