¶ Introductie JOIN Woo Portaal
Het Woo Portaal van Decos is dé plek waar uw (overheids)organisatie publiek beschikbare informatie (volgens de richtlijnen van de Wet open overheid) beschikbaar kan stellen voor iedereen die geïnteresseerd is.
Het Woo Portaal haalt zijn informatie uit het gekoppelde JOIN Zaak & Document en kan worden ingericht voor zowel organisaties die zaakgericht werken als organisaties die op een andere manier dossiers vormen in JOIN Zaak & Document. U kunt zelf bepalen welke collecties u configureert en op basis van welke voorwaarden informatie beschikbaar wordt gesteld op het Woo Portaal.
Het Woo portaal kan aangepast worden naar uw huisstijl. Wij passen uw primaire huisstijlkleur toe en kunnen uw organisatielogo en bijpassende afbeelding opnemen in het Woo Portaal.
Het JOIN Woo Portaal onderscheidt zich van andere leveranciers door het bieden van een zeer laagdrempelig en eenvoudig platform. Geen ingewikkelde integratiecomponenten, maar een rechtstreekse aansluiting op JOIN Zaak & Document, de oplossing waar u al uw openbare en vertrouwelijke informatie kunt opslaan en waar u de Woo-verzoeken kunt ontvangen en behandelen.
¶ De Wet open overheid (Woo)
Iedereen heeft recht op informatie van de overheid. De Wet open overheid (Woo) regelt welke overheidsinformatie openbaar is en hoe iemand die kan aanvragen. Door de Woo moet duidelijker worden wat de overheid doet en waarom. Overheidsinformatie is openbaar, behalve als er een reden is waarom dat niet kan.
Meer informatie over de Wet open overheid vindt u op de website van de Rijksoverheid.
bron: Rijksoverheid|Wet open overheid
¶ Passief openbaar maken
Passieve openbaarmaking gebeurt op verzoek van een burger of organisatie. Iedereen kan aan uw (overheids)organisatie vragen om bepaalde informatie openbaar te maken: het Woo-verzoek. Deze vorm van openbaarmaking maken wij op het Woo Portaal mogelijk door een directe verwijzing naar een webformulier voor het indienen van een Woo-verzoek te ondersteunen.
Deze link kunt u zelf toevoegen en kan verwijzen naar een specifiek formulier op uw digitaal loket. U kunt hier natuurlijk ook gebruik maken van het digitaal loket van Decos: JOIN E-formulieren|Burgerberichten. Als uw organisatie gebruik maakt van aparte formulieren voor inwoners en ondernemers/organisaties kunnen wij hiertussen een onderscheid maken.
¶ Actief openbaar maken
Het Woo Portaal van JOIN is de oplossing voor het laagdrempelig en veilig beschikbaar stellen van de openbare informatie die zich in het zaaksysteem bevat. Dit wordt ook wel “actief openbaar maken” genoemd.
De actief geopenbaarde dossiers worden getoond inclusief WOO-categorie (of informatiecategorie), dossieromschrijving en publicatiedatum. Als er een beknopte samenvatting van het dossier is toegevoegd wordt deze hier ook getoond.
Het is mogelijk om te filteren en zoeken in actief geopenbaarde dossiers. Er kan gefilterd worden op categorie en/of publicatiedatum. Daarnaast is er een zoekbalk waarin op metadata uit de registratie gezocht kan worden, of documentinhoud (dit is optioneel).
¶ Het JOIN Woo Portaal
Het Woo Portaal van JOIN is ontwikkeld op het Burgerberichten platform. Dit is het dienstverleningsplatform van Decos waarop ook webformulieren en een Persoonlijke Internet Pagina worden aangeboden. Er is overigens geen afhankelijkheid van deze applicaties, u kunt het Woo Portaal ook gebruiken zonder dat u een licentie heeft voor E-formulieren en de Persoonlijke Internet Pagina.
Het burgerberichten-platform is volledig cloudbased en multi-tenant. De applicatie is voorbereid om aangesloten te worden op andere applicaties en heeft een standaardkoppeling met JOIN Zaak & Document. De koppeling met JOIN Zaak & Document is gebaseerd op de moderne en veilige RestAPI van JOIN Zaak & Document en werkt ook wanneer uw JOIN-omgeving niet in de JOIN Private Cloud is ondergebracht. Wel dient u ervoor te zorgen dat de RestAPI van JOIN toegankelijk is voor het Woo-portaal. Onze technisch consultants zullen u hierbij helpen.
De URL van het Woo Portaal is zonder beperkingen beschikbaar en de website is beschikbaar voor alle browsers. Tevens is het Woo portaal geoptimaliseerd voor mobile en voldoet deze aan de eisen voor toegankelijkheid (WCAG 2.1)
De website slaat geen gegevens op noch worden hier persoonsgegevens getoond. De data wordt vanuit de Elastic Search index opgehaald vanuit JOIN Zaak & Document en kan om die reden snel worden weergegeven.
¶ Het JOIN Woo Portaal en Common Ground
Het Woo Portaal van JOIN is ontwikkeld met de basisprincipes (architectuur) van Common Ground: data en presentatie zijn gesplitst, data wordt bij de bron gehouden (we bevragen rechtstreeks de bron en slaan geen gegevens op een andere plek op, noch dupliceren wij de data) en we maken gebruik van API’s die op basis van de API-standaarden zijn ontwikkeld.
¶ Zaakgericht werken of niet? JOIN Woo Portaal!
Of u nu zaakgericht werkt of niet, het Woo Portaal kan in beide gevallen gebruikt worden. Werkt u zaakgericht met JOIN Zaaktypen, dan kunt u het Woo Portaal gebruiken door middel van het inrichten van specifieke zaaktypen. Werkt u met een andere informatiestructuur in JOIN Zaak & Document? Dan maken we gebruik van deze structuur.
Het Woo Portaal van Decos is generiek ontwikkeld. Dat betekent dat het niet uitmaakt welk soort overheidsorganisatie hier gebruik van maakt. Het gaat er ons om dat u informatie in JOIN Zaak & Document heeft zitten die u op een laagdrempelige en veilige manier beschikbaar wilt stellen voor uw klanten. Gemeenten, Provincies, Waterschappen, Veiligheidsregio’s, Omgevingsdiensten, ZBO’s? Al deze organisaties (en meer!) kunnen gebruik maken van het Woo Portaal.
Omdat het openbaar maken van informatie een gevoelig onderwerp is en het voorkomen van fouten essentieel is (bijvoorbeeld privacy-gevoelige informatie die onterecht publiek beschikbaar wordt gemaakt) kunt u in JOIN Zaak & Document gebruik maken van verschillende instrumenten om extra controles in te richten. Zo kunt u instellen onder welke voorwaarden een dossier en document beschikbaar wordt gesteld (bijvoorbeeld alleen wanneer de zaak is afgehandeld) en kunt u met workflows zelf bepalen wanneer een dossier beschikbaar mag worden gesteld op het Woo Portaal. Ook bepaalt u zelf welke collecties in JOIN wel en welke niet toegankelijk zijn via het Woo Portaal.
¶ Anonimiseren en digitale handtekening?
U kunt het Woo Portaal gebruiken in combinatie met oplossingen voor het anonimiseren en waarmerken van documenten. Op deze manier bent u er zeker van dat u de juiste informatie beschikbaar stelt op het Woo Portaal (en niet privacy-gevoelige informatie toont) en dat belangrijke besluiten gevalideerd zijn met een gekwalificeerde digitale handtekening.
Decos heeft integraties met diverse oplossingen voor het anonimiseren van documenten (zoals eAnonimiseren, Digeplan, TM7, Datamask en Octobox) en het digitaal ondertekenen van documenten (Zynyo, Validsign en Signhost (vh. Evidos)). Deze koppelingen zijn gerealiseerd met onze API’s voor digitaal ondertekenen (het Decos Signing Platform) en anonimiseren (het Decos Anonimiserings Platform).
¶ Digitale toegankelijkheid?
Wij willen dat onze producten door iedereen gemakkelijk gebruikt kunnen worden, ook voor mensen met een (visuele) beperking. Hierbij volgen we uiteraard de wetgeving rond digitale toegankelijkheid (WCAG).
We spreken van digitale toegankelijkheid wanneer de barrières zijn weggenomen die interactie met of toegang tot websites verhinderen. Daarbij moet je in de eerste plaats denken aan moeilijkheden die kunnen worden ondervonden door mensen met fysieke handicaps, zoals blindheid of slechtziendheid, maar digitale toegankelijkheid betekent ook bijvoorbeeld dat taal op een website niet te ingewikkeld is. Ook moet rekening worden gehouden met mensen die minder digitaalvaardig zijn.
Het JOIN Woo Portaal voldoet aan alle criteria voor digitale toegankelijkheid (WCAG 2.1)
Meer informatie vind je op digitoegankelijk.nl
¶ Hoe werkt het JOIN Woo Portaal?
Het Woo Portaal is ontworpen en ontwikkeld om gebruikt te worden door iedereen die op zoek is naar overheidsinformatie van uw organisatie die publiek beschikbaar is. We hebben de applicatie zo ontworpen dat overzichtelijkheid en eenvoud in gebruik het kernelement is. De applicatie is ook geoptimaliseerd voor gebruik op een mobile device (tablet, smartphone). Dit wordt ook wel responsive design genoemd. In dit responsive design is geen sprake van functionaliteitsverlies.
Het Woo-portaal bestaat uit 2 schermen:
- Het hoofdscherm - hier kan worden gezocht naar Woo-publicaties en kunnen Woo-verzoeken worden gestart
- Het detailscherm - hier kan de inhoud van een Woo-dossier worden bekeken en kunnen documenten worden gedownload
¶ Het hoofdscherm
Het hoofdscherm kent een logische opbouw:
- Bovenin staan de links naar het Woo-verzoek dat door burgers en bedrijven kan worden ingediend bij uw organisatie. Hier kunt u er ook voor kiezen om geen link te tonen of een link voor een algemeen formulier (dus niet specifiek voor burger of organisatie)
- Daaronder staat een zoekbalk waar eenvoudig naar Woo-publicaties wordt gezocht
- Daaronder staan de filtermogelijkheden: er kan worden gefilterd op categorie en op datumbereik (bijvoorbeeld laatste maand of een specifiek datumbereik)
Onder bovenstaande elementen worden de resultaten weergegeven. De resultaten kunnen worden weergegeven als tegels of gepresenteerd in een lijst. Vanuit een resultaat kan door worden geklikt naar het detailsscherm.
¶ Het detailscherm
Het detailscherm toont de Woo-publicatie. Van iedere Woo-publicatie kan de volgende informatie worden getoond:
- Omschrijving (weergegeven als titel van het zaakdossier)
- Zaakkenmkerk
- Categorie
- Samenvatting
- Publicatiedatum
- Besluitdatum
- Geopenbaarde documenten met bijbehorende bestanden
Onder deze gegevens worden de documenten getoond. Deze kunnen per stuk worden geopend/gedownload of via de “downloadknop” bovenin kan het hele Woo-dossier als ZIP-bestand worden gedownload.
Als er bij een document (bestand) in JOIN een omschrijving is ingevuld dan tonen we deze in plaats van de bestandsnaam.
¶ Configuratie van het Woo Portaal
U configureert het Woo Portaal in de beheeromgeving van JOIN Burgerberichten. Alle configuratieopties worden uitgelegd op een andere pagina: hoe configureert u het JOIN Woo Portaal
¶ Licentie JOIN Woo Portaal
Om uw inwoners/klanten gebruik te laten maken van het Woo Portaal dient uw organisatie te beschikken over een geldige licentie voor het Woo Portaal.
Alhoewel het Woo Portaal onderdeel is van het Burgerberichten-platform werkt het Woo Portaal volledig onafhankelijk van de andere onderdelen van het Burgerberichten-platform (JOIN E-formulieren & JOIN Persoonlijke Internet Pagina (PIP)).
Maakt u al gebruik van een van bovengenoemde onderdelen van het burgerberichten-platform? Dan kunt u uw licentie eenvoudig uitbreiden met het Woo Portaal.
Tot slot: u kunt in het Woo Portaal de webformulieren voor passieve openbaarmaking configureren. Dit kunnen zowel webformulieren van JOIN Burgerberichten zijn als de webformulieren van een andere leverancier. De enige voorwaarde is dat de link naar het formulier een publieke URL bevat.
¶ Technische whitepaper JOIN Woo Portaal
Alle technische details van het JOIN Woo Portaal vindt u op de centrale whitepaper