¶ Introductie
Het JOIN WOO Portaal is de plek waar actieve en passieve openbaarmaking op grond van de Wet Open Overheid (WOO) samenkomen. Het WOO Portaal ontsluit direct informatie uit JOIN Zaak & Document, zonder tussenkomst van complexe integratieoplossingen. U heeft hiermee maar 1 locatie nodig waar uw openbare informatie is opgeslagen.
Op deze pagina leest u hoe u het WOO Portaal kunt configureren.
¶ Licentie
Om gebruik te kunnen maken van het JOIN WOO Portaal dient u over een geldige licentie te beschikken van het WOO-Portaal. U kunt hiervoor contact opnemen met uw Decos of Doclogic Accountmanager.
¶ Minimale systeemvereisten
Om gebruik te kunnen maken van het JOIN WOO Portaal dient uw JOIN Zaak & Document omgeving te voldoen aan de volgende eisen:
- De RestAPI van uw omgeving dient publiek beschikbaar te zijn. Voor vragen hieromtrent kunt u contact opnemen met een technisch consultant van Decos
- Uw JOIN Zaak & Document versie moet 2024.8 of hoger zijn.
- U maakt gebruik van Elastic als zoekmachine in JOIN Zaak & Document.
U kunt het WOO Portaal gebruiken in combinatie met zowel JOIN Zaaktypen (het officiele zaaksysteem van Decos) als een eigen inrichting op basis van dossier- en documentcollecties. Maakt u gebruik van het DMS/RMA van JOIN Zaak & Document dan is dit dus geen enkel probleem voor ontsluiting naar het portaal.
¶ JOIN Admin - systeemconfiguratie
Aan de kant van JOIN Zaak & Document dient u in het onderdeel “Connectiviteit” een aantal configuraties in te richten:
Systeem
Bij het onderdeel “Connectiviteit -> Systeem” wordt het WOO Portaal als integratiesysteem geconfigureerd. Deze configuratie wordt gedaan door een technisch consultant van Decos.
De systeemconfiguratie is nodig om de juiste verbinding te kunnen configureren in JOIN Burgerberichten.
Entiteiten
Het is mogelijk om gebruik te maken van entiteitdefinities voor de mapping van WOO-attributen op het WOO Portaal met de gegevens uit de itemprofielen van JOIN Zaak & Document. Deze functionaliteit gebruikt u in combinatie met de instelling “Use connect mappings” die u aan de kant van Burgerberichten dient te activeren.
¶ JOIN Admin - collecties
In JOIN Admin (of in JOIN Zaaktypen) richt u de collecties in die u wilt ontsluiten naar het JOIN WOO Portaal.
Let er op dat u de juiste velden inricht die gebruikt kunnen worden voor:
- Categorie: dit is de naam van de collectie
- Omschrijving: de omschrijving van het WOO Dossier
- Samenvatting: de samenvatting van het onderwerp van het betreffende dossier
- Publicatiedatum: de datum waarop het WOO dossier met achterliggende stukken publiek toegankelijk is (via het WOO Portaal). Als er geen publicatiedatum wordt opgegeven zal het dossier niet gepubliceerd worden.
- Besluitdatum: indien van toepassing, de datum waarop het besluit is genomen.
¶ Burgerberichten Admin
De configuratie van het WOO Portaal doet u grotendeels in de beheeromgeving van JOIN Burgerberichten. U kunt deze omgeving benaderen via deze URL burgerberichten beheeromgeving.
Heeft u nog geen toegang tot deze omgeving, dan kunt u toegang aanvragen door middel van een verzoek bij Decos Support. U kunt via de volgende link een ticket aanmaken bij het support-team: Maak een ticket aan bij Decos Support
¶ WOO Settings
De volgende instellingen kunnen op het WOO portaal worden geconfigureerd:
| Instelling | Omschrijving |
|---|---|
| WOO Endpoint URL | de URL van de RestAPI van het aangesloten systeem (test en productie) |
| System User | de systeem gebruiker waarmee op de API wordt geauthenticeerd |
| API Client ID | de ClientID van de API |
| Password | het wachtwoord waarmee op de API wordt geauthenticeerd |
| Confidentiality folder | het vertrouwelijkheidsniveau dat de openbaarmaking bepaalt (dossierniveau) |
| Confidentiality document | het vertrouwelijkheidsniveau dat de openbaarmaking bepaalt (documentniveau) |
| Header title | de titel van het WOO Portaal |
| Header subtitle | de subtitel van het WOO Portaal |
| WOO request citizen URL ** | de URL van het formulier waarmee een burger een WOO verzoek kan indienen |
| WOO request company URL ** | de URL van het formulier waarmee een organisatie een WOO verzoek kan indienen |
| Book keys | de sleutels van de collecties die doorzoekbaar zijn voor het WOO portaal van de tenant |
| Mark | het veld waarin het dossier- of zaakkenmerk is vastgelegd |
| Confidentiality | het veld waarin de vertrouwelijkheid van het dossier of zaak is vastgelegd |
| Category | het veld waarin de categorie van het dossier of zaak is vastgelegd |
| Summary | het veld waarin een samenvatting van het dossier of zaak is vastgelegd |
| Description | het veld waarin de omschrijving van het dossier of zaak is vastgelegd |
| Publication date | het veld waarin de publicatiedatum van het dossier of zaak is vastgelegd. Let op: alleen zaken of dossiers met een publicatiedatum in het verleden worden getoond op het WOO portaal |
| Start date | het veld waarin de startdatum van het dossier of zaak is vastgelegd |
| Decision date | het veld waarin de besluitdatum van het dossier of zaak is vastgelegd |
| Case Document Type | het veld waarin het documenttype/-soort is vastgelegd. Als deze leeg is wordt de boeknaam gebruikt |
| Case Document Confidentiality | het veld waarin de vertrouwelijkheid van het document is vastgelegd |
| Case document Start date | het veld waarin de startdatum van het document is vastgelegd |
| Case document Description | het veld waarin de omschrijving van het document is vastgelegd |
| Data Provider | het aangesloten systeem waaruit het WOO portaal zijn data haalt |
| Only show handled cases/folders | als dit is aangevinkt worden alleen afgehandelde dossiers/zaken op het WOO Portaal getoond |
| Only show handled documents | als dit is aangevinkt worden alleen afgehandelde documenten op het WOO Portaal getoond |
| Search through document content | als dit is aangvinkt kan ook op de inhoud van documenten worden gezocht die via het WOO portaal ontsloten kunnen worden |
| Use Connect Mappings | als dit is aangevinkt is het mogelijk om per collectie andere velden te mappen met de hierboven genoemde velden, zoals omschrijving en samenvatting |
Let op: wijzig niet zomaar de API instellingen, dit kan ervoor zorgen dat de connectie met Join verloren gaat. Neem bij twijfel contact op met een consultant.
** wanneer de URL’s niet worden ingevuld, dan wordt de knop voor het indienen van een WOO verzoek niet getoond. Is slechts 1 URL ingevuld dan wordt er ook maar 1 knop getoond met het label “WOO Verzoek indienen”
