¶ Vergaderdossier JOIN
Het aanmaken van de agenda begint altijd in JOIN Zaak & Document. Hier maakt u namelijk een vergaderdossier aan en koppelt u de documenten die u wilt gebruiken voor het opmaken van de agenda. Wanneer u hier klaar mee bent, klikt u op de button “agenderen.nl” om de agenda op te maken in JOIN Agenderen.
Note: klik op de knop om naar Agenderen te gaan!
¶ Sjabloonselectie
Nadat u bent aangemeld in JOIN Agenderen heeft u de mogelijkheid om een sjabloon te selecteren. U kunt voor iedere vergadersoort (college, dagelijks bestuur, MT, raad etc.) een sjabloon aanmaken waarin u de nummering bepaalt (hoofd- en subnummers, A,B,C 1,2,3 of I,II,III) en bijvoorbeeld opening en sluiting kunt opnemen. Wanneer er nog geen sjablonen aanwezig zijn, kunt u er allereerst een aanmaken via de knop “nieuw agendasjabloon” of via het menu “vergadersjablonen”. Dit menu vindt u achter het tandwiel.
Note: kies een bestaand agendasjabloon
Note: kies een agendasjabloon
Zodra u het sjabloon heeft geselecteerd, klikt u op “Maak agenda” om verder te gaan met het aanmaken van de agenda. Nu u de agenda heeft aangemaakt kunt u deze opmaken door agendapunten en documenten toe te voegen, te wijzigen en te verplaatsen.
¶ Nieuw agendasjabloon toevoegen
Heeft u nog geen agendasjablonen of wilt u een nieuw sjabloon toevoegen, klik dan op de knop “nieuw agendasjabloon”. Automatisch wordt een nieuw sjabloon aangemaakt.
In het sjabloonscherm klikt u op het pennetje naast de titel van het sjabloon om de titel, vertrouwelijkheid en nummering van het sjabloon aan te passen.
Note: eigenschappen agendasjabloon bewerken
Middels de functie “agendapunt toevoegen” (links onder in het scherm) voegt u vervolgens de agendapunten toe. Ieder agendapunt kunt u vervolgens weer bewerken (naam, vertrouwelijkheid etc.). Wanneer u over een agendapunt heen gaat met de muis en de linkermuisknop vasthoudt, kunt u de agendapunten opnieuw sorteren. Het icoontje wordt dan getoond zoals in onderstaande afbeelding. Een agendapunt kunt u bewerken door op het potloodje te klikken, een agendapunt verwijdert u door op het prullenbakje te klikken.
Note: agendasjablonen opmaken
NB: agendasjablonen kunnen ook worden beheerd vanuit het beheermenu. U komt hier (als beheerder) via het tandwiel rechts bovenin het scherm.
NB: menu agendasjablonen