De documenten koppeling is goed te vergelijken met de zaken koppeling.
¶ Toevoegen
Met de zaken functionaliteit is het mogelijk om een document aan te maken in het gekoppelde zaaksysteem (JOIN Zaak & Document) in de documentboek of in een zaak.
Na het klikken op ‘Document’ in het blauwe uitklaplijstje komt het onderstaande venster in beeld.
- Hier kan je een lopende zaak vinden om het document onder te hangen.
- Kies hier het documenttype (afhankelijk van het gekozen zaaktype).
- Hier kan het onderwerp worden ingevoerd. Afhankelijk van de configuratie in het zaaksysteem komt dit ook bij onderwerp terecht.
- Hier kan de omschrijving worden ingevoerd. Afhankelijk van de configuratie in het zaaksysteem komt dit in het MEMO veld te staan.
- Hier kan je wisselen tussen een persoon en een organisatie voor de adreskoppeling.
- Hier zijn verschillende opties te selecteren: Handmatig invoeren, Anoniem, Gerelateerd, Zoek en Nieuwe Registreren.
- Hier komt de naam van de persoon of organisatie te staan. Wanneer er een persoon/organisatie is aangemaakt of gezocht, kan er extra informatie worden ingevoerd en komt er een plus knop achter persoon te staan.
Na het selecteren van een organisatie komt er een extra veld met het contactpersoon in het formulier naar voren.
- Hier kunnen bestanden worden toegevoegd door te scannen of door te bladeren in de lokale omgeving (jouw eigen pc).
- Hier kan een sjabloon worden gekozen dat is aangemaakt in JOIN Zaak & Document.
- Door dit vinkje aan te vinken zal na het opslaan gelijk JOIN Zaak & Document worden geopend.
¶ Zoeken
Via de zoekoptie ‘Zoeken in Documenten’ kan je zoeken op basis van omschrijving of documentnummer.
Ook is het mogelijk om documentboeken op het dashboard weer te geven, maar dit zal moeten worden ingericht door de beheerder en hier zal je rechten voor moeten hebben.
Dit zal er op de volgende manier uit kunnen zien. Het woord ‘Documenten’ kan door een beheerder zijn veranderd in een ander woord.
Vervolgens kan er via ‘Zoek in Resultaten’ nog verder worden gezocht in de documenten.
¶ Behandelen
Via het vinkje voor een document kan een gebruiker aangeven zelf de behandelaar te zijn. De naam van die gebruiker komt dan in het overzicht bij ‘BEHANDELAAR’ te staan.
Verder is het niet mogelijk om het document daadwerkelijk vanuit JKC de behandelen, maar dat zal in de bron (het zaaksysteem) moeten gebeuren.
¶ Koppelen
Via ‘Koppelen’ is het mogelijk om verschillende onderdelen vanuit JKC te koppelen aan een document. Deze koppeling zal alleen in JKC bestaan. Ook is het bijvoorbeeld niet mogelijk om de zaak te ontkoppelen waarin het document is aangemaakt.
¶ Verwijderen
Het is niet mogelijk om bestaande documenten te bewerken of te verwijderen vanuit JKC.