Het webformulier kan in gebruik genomen worden door het zaaktype eerst te publiceren.
Op zaaktypeniveau wordt in het tabblad ‘Formulier Eigenschappen’ nu een knop ‘Kopieer de publieke hyperlink’
Hier kunt u direct naar de pagina gaan waar het formulier staat, of kunt u de URL laten kopiëren op uw klembord.
Vervolgens is het mogelijk om deze hyperlink te plaatsen op uw website of in een email of waar u ook maar wilt.
De URL blijft uniek per zaaktype en zal dus niet veranderen wanneer er een nieuwe versie van het zaaktype uitkomt.
Nadat u deze URL publiekelijk toegankelijk hebt gemaakt kan deze door iedereen worden ingevuld. Zodra een klant een formulier invult wordt er een zaak aangemaakt in JOIN Zaak en Document:
Een webformulier creëert:
Relatie met de juiste persoon of bedrijf uit het formulier
De webformulierentoepassing maakt gebruik van vier verschillende adresboeken die u standaard in uw zaaksysteem beschikbaar heeft.
Bekende personen - gekoppeld aan BRP (gegevensmagazijn)
Bekende organisaties - gekoppeld aan NHR/KvK (gegevensmagazijn)
Onbekende personen - los adresboek met overige niet bekende personen
Onbekende organisaties - los adresboek met overige niet bekende organisaties
Relatie met persoon
Met de DigiD inlog wordt gekeken of de persoon bekend is. Zoja dan wordt de relatie met dit persoon gelegd uit het bekende personen adresboek en wordt er een volgindicatie geplaatst.
Wanneer u beschikt over een gegegensmagazijn gekoppeld aan de landelijke voorziening zullen ook buitengemeentelijke personen gevonden en geregistreerd worden.
Als de persoon niet gevonden wordt (door onbeschikbaarheid van gegevensmagazijn op dat moment of door ontbreken van landelijke voorziening) dan zijn er twee implementatievarianten:
Relatie met organisatie
Op het moment van schrijven is er nog geen koppeling met eHerkenning beschikbaar. Daardoor is het niet mogelijk om een relatie te leggen met een bekende organisatie.
Voor onbekende organisaties zijn er twee implementatievarianten: