¶ Formuliereigenschappen bewerken
Vragen van het formulier zitten in één of meerdere documenttypen.
Op zaaktype niveau bepaalt u de naam, de introductie- en bevestigingsteksten van het formulier.
Op zaaktype niveau kunt u ook bepaalde vragen uit het formulier op zaakniveau registeren.
¶ Formuliereigenschappen
U kunt onder het kopje ‘Formulier eigenschappen’ de eigenschappen van het formulier invullen.
Naam formulier : De naam die u ziet in het formulier als titel.
Betaalomgeving (PSPID): Wanneer u binnen één account meerdere betaalkassa’s wilt gebruiken kunt u hier aangeven welke kassa gebruikt moet worden. Klanten zonder kassa of met één kassa dienen dit veld leeg te laten.
Thema formulier : Wanneer u meerdere thema’s hebt kun u hier een formulier selecteren.
Activeer ‘later verder gaan’ functionaliteit : Hier kunt u aangeven of een aanvrager gebruik kan maken van de ‘later verder gaan’ optie. Wanneer uw klant deze optie gebruikt, krijgt hij/zij een url opgestuurd. Wanneer de aanvrager deze URL daarna opent kan hij/zij verder gaan vanaf het punt waar ze waren gebleven. Wanneer een aanvrager deze functie gebruikt wordt het formulier bewaard totdat de aanvrager verder gaat met het formulier en deze heeft verzonden.
Introductietekst : Deze tekst wordt getoond voordat het formulier wordt gestart (er komt een onderdeel “introductie” bij in de navigatie van het formulier). U kunt hier aanwijzingen in geven over de benodigdheden van het formulier. Wanneer u dit veld leeglaat zal het formulier direct beginnen met de vragen.
¶ Bevestigingsteksten
Ieder formulier heeft eigen bevestigingsteksten.
Let erop dat u zelf bij ieder tekstveld minimaal één vervolgactie (hyperlink) invult!
Een eindgebruiker ziet deze pagina als laatste pagina van het invullen. Hij/zij moet hier de mogelijkheid krijgen om door te klikken naar een andere pagina.
Voorbeelden hiervan zijn :
- ‘Terug naar de website’
- ‘Nog een product aanvragen’
- ‘Formulier opnieuw indienen’
U doet dit door een hyperlink in de tekst toe te voegen.
U heeft de mogelijkheid voor vier verschillende teksten:
Succesvol verwerkt
Deze tekst wordt getoond wanneer het formulier succesvol verzonden is naar uw organisatie. U kunt hier gebruik maken van de tekst [zaakkenmerk]. Deze waarde wordt vervangen door het daadwerkelijke zaakkenmerk van de aangemaakte zaak.
Wanneer u geen eigen tekst invoert wordt de volgende standaard tekst getoond:
Bedankt voor uw gegevens. We hebben deze reactie geregistreerd onder nummer [zaakkenmerk].
Deze aanvraag wordt in behandeling genomen zodra we deze hebben gecontroleerd. We streven ernaar om deze aanvraag binnen 3 werkdagen in behandeling te nemen.
Niet succesvol verwerkt
In uitzonderingen is het niet mogelijk om een formulier direct in uw zaaksysteem te plaatsen. Op dat moment wordt deze tekst getoond.
Let erop dat wij de inhoud van het formulier kunnen achterhalen en zodoende het formulier altijd achteraf kunnen aanbieden, nadat de problemen zijn verholpen. U hoeft dus niet aan te geven dat een gebruiker het formulier opnieuw moet indienen.
U kunt hier aangeven dat er iets is misgegaan en dat de reactie zo spoedig mogelijk verwerkt wordt.
Wanneer u geen eigen tekst invoert wordt de volgende standaard tekst getoond:
Bedankt voor uw gegevens. We hebben deze reactie geregistreerd. U ontvangt binnenkort een bevestiging van deze reactie op uw emailadres.
Betaling onzeker
Wanneer u gebruik maakt van de kassamogelijkheid dan kan het voorkomen dat de betaling nog niet zeker is op het moment van insturen. U kunt voor deze uitzonderingen een aparte bevestigingstekst invoeren.
Wanneer u geen eigen tekst invoert wordt de volgende standaard tekst getoond:
Bedankt voor uw gegevens. We hebben deze reactie geregistreerd onder nummer [zaakkenmerk].
Uw betaling is nog niet ontvangen, We controleren dit en nemen contact met u op als de betaling alsnog uitgevoerd moet worden.
Deze aanvraag wordt in behandeling genomen zodra we deze hebben gecontroleerd. We streven ernaar om deze aanvraag binnen 3 werkdagen in behandeling te nemen.
Betaling geannuleerd
Wanneer u gebruik maakt van de kassamogelijkheid dan kan het voorkomen dat de persoon die het formulier invult de betaling annuleert. De zaak wordt dan niet aangemaakt en de persoon mag het opnieuw proberen.
Uw betaling is door uzelf geannuleerd. We nemen deze aanvraag niet in behandeling.
Wanneer dit niet de bedoeling is dient u uw aanvraag opnieuw in te dienen.‘’’
¶ Kenmerken registreren in JOIN Zaak en Document
Het is mogelijk om de antwoorden die invullers geven op bepaalde vragen die in het formulier worden gesteld direct op te nemen in de zaakregistratie.
hiervoor gebruikt u de kenmerken die u op zaakniveau definieert.
Bij het onderdeel ‘vragen’ kunt een vraag selecteren van één van de gekoppelde documenttypen.
U dient er dus wel eerst voor te zorgen dat de vraag bestaat en het documenttype waar de vraag inzit, gekoppeld is aan het zaaktype.
Let erop dat het formaat van het kenmerk overeen komt met de vraag. U kunt geen datumveld vullen met een tekstwaarde bijvoorbeeld.
Bij datumvelden wordt de eerste datum in het veld geplaatst.
Bij persoonsblokken wordt alleen de naam in het veld geplaatst.
Bij paragraafvelden worden slechts de eerste 250 karakters opgeslagen.
Bij keuzelijsten wordt alleen de eerst geselecteerde keuze ingevuld.
Bijlagen kunnen niet gekoppeld worden, deze worden sowieso als document aan de zaak gekoppeld.