¶ introductie
De JOIN - Teams integratie heeft als doel om kanalen en documenten binnen een team in MS Teams te exporteren (op te slaan in) naar een structuur in JOIN Zaak & Document. Op deze pagina wordt beschreven hoe de koppeling wordt geconfigureerd, hoe de JOIN-app kan worden geconfigureerd binnen Teams en op welke wijze u gebruikers kunt autoriseren om met een druk op de knop een team kan archiveren naar JOIN Zaak & Document.
¶ configuratie
Voordat u met de koppeling aan de slag gaat zijn een aantal voorbereidende werkzaamheden nodig:
¶ Licentie
- U dient een geldige licentie aan te schaffen voor de JOIN-teams integratie
- U dient tevens over een enterprise licentie van MS Teams te beschikken
¶ Functionele configuratie
In JOIN Admin configureert u waar de informatie uit teams moet worden opgeslagen:
-
u configureert in welk boek het team moet worden geregistreerd - dit mag een willekeurig object zijn, ook een zogenaamd custom item type (zoals project) - de boeksleutel vindt u in de URL wanneer u het boek opent vanuit JOIN Admin
-
u configureert in welk boek het kanaal moet worden geregistreerd - dit mag bijvoorbeeld een dossierboek zijn. Dit mag ook een zakenboek zijn, maar let dan wel op dat dit een vast boek is. Configureert u hier het hoofdboek “zaken” dan dient u de zaak altijd naar een specifiek zaaktype te verplaatsen
-
u configureert tenslotte in welk boek de documenten uit teams (de bestanden) moeten worden geregistreerd. We maken een verzameldocument aan waar meerdere bestanden in kunnen worden opgeslagen.
-
per onderdeel (team, kanaal, document) heeft u vervolgens nog aanvullende gegevens die u kunt vastleggen. Het aantal elementen is helaas nog beperkt:
- voor het team kunt de naam van het team, de teamleden en de teameigenaar wegschrijven naar velden in JOIN Zaak & Document
- voor kanalen en documenten kunt u alleen de omschrijving/naam wegschrijven naar velden in JOIN Zaak & Document
- Eventuele andere velden kunt u natuurlijk wel handmatig invullen (of door middel van standaardvelden of macro’s) in de registraties in JOIN Zaak & Document.
¶ Technische configuratie
De technische configuratie wordt grotendeels uitgevoerd door de technisch consultant van Decos.
-
de consultant richt samen met u de JOIN App in in MS Teams. Dit gebeurt in Azure Active Directory. Hier wordt de appregistratie gedaan alsmede de authenticatie van de app. U bepaalt namelijk zelf welke gebruikers in uw organisatie gebruik mogen maken van de archieffunctie (de JOIN Teams App). Ook zorgt de appgregistratie er voor dat er gegevens naar JOIN mogen worden geschreven en JOIN bestanden mag downloaden uit MS Teams.
-
de teams synchronisatie service, die draait tussen uw JOIN applicatie en MS Teams, draait in onze Azure Kubernetes cloud. Met de gegevens uit de vorige stap kunnen wij uw organisatie toevoegen aan deze installatie. Vanaf dat moment kan er uitwisseling plaatsvinden tussen MS Teams en JOIN Zaak & Document.
De technisch consultant neemt voorafgaand aan de installatie contact met u op voor het doorlopen van de technische voorwaarden (zoals het gebruik van Azure AD) en de technische voorbereiding aan uw kant. Desgewenst kan de consultant hier ook in begeleiden.
¶ koppeling “archiveer in JOIN” in gebruik nemen
Zodra de technische en functionele configuratie is afgerond kunt u aan de slag. Hiervoor gaat u allereerst in MS Teams de JOIN App (waarmee u de archiefknop kunt activeren) koppelen aan het team waar deze mag worden gebruikt.
- open MS Teams
- ga naar het Team waarvan u de kanalen en documenten wilt archiveren in JOIN Zaak & Document
- ga naar het “general” kanaal. Hier koppelt u de JOIN-app
- klik op de + knop
- zoek naar de JOIN App (deze is tijdens de technische configuratie toegevoegd)
Zodra deze is toegevoegd dien je in te loggen (let op dat de beheerder jou voldoende rechten heeft gegeven om de JOIN Teams app te mogen gebruiken in de kanalen.
Vervolgens is de knop beschikbaar om te gebruiken.
¶ Belangrijk om te weten
- De button “archiveer in JOIN” (archive in JOIN) is altijd alleen beschikbaar in het general kanaal van een Team. Het is technisch niet toegestaan deze app in andere kanalen te tonen.
- Alle kanalen binnen het team worden meegenomen bij het archiveren naar JOIN. Hou hier rekening mee voordat de archivering wordt gestart.
- Een archiefactie is altijd een eenmalige handeling. Worden er na deze actie nog nieuwe kanalen en documenten gemaakt, dan dient de handeling opnieuw te worden uitgevoerd. Hierbij houden we rekening met de al gesynchroniseerde bestanden en zullen we eventueel gewijzigde bestanden opnieuw synchroniseren.