De JOIN - Teams integratie heeft als doel om kanalen en documenten binnen een team in MS Teams te exporteren (op te slaan in) naar een structuur in JOIN Zaak & Document. Op deze pagina wordt beschreven hoe de koppeling wordt geconfigureerd, hoe de JOIN-app kan worden geconfigureerd binnen Teams en op welke wijze u gebruikers kunt autoriseren om met een druk op de knop een team kan archiveren naar JOIN Zaak & Document.
Voordat u met de koppeling aan de slag gaat zijn een aantal voorbereidende werkzaamheden nodig:
In JOIN Admin configureert u waar de informatie uit teams moet worden opgeslagen:
u configureert in welk boek het team moet worden geregistreerd - dit mag een willekeurig object zijn, ook een zogenaamd custom item type (zoals project) - de boeksleutel vindt u in de URL wanneer u het boek opent vanuit JOIN Admin
u configureert in welk boek het kanaal moet worden geregistreerd - dit mag bijvoorbeeld een dossierboek zijn. Dit mag ook een zakenboek zijn, maar let dan wel op dat dit een vast boek is. Configureert u hier het hoofdboek “zaken” dan dient u de zaak altijd naar een specifiek zaaktype te verplaatsen
u configureert tenslotte in welk boek de documenten uit teams (de bestanden) moeten worden geregistreerd. We maken een verzameldocument aan waar meerdere bestanden in kunnen worden opgeslagen.
per onderdeel (team, kanaal, document) heeft u vervolgens nog aanvullende gegevens die u kunt vastleggen. Het aantal elementen is helaas nog beperkt:
De technische configuratie wordt grotendeels uitgevoerd door de technisch consultant van Decos.
de consultant richt samen met u de JOIN App in in MS Teams. Dit gebeurt in Azure Active Directory. Hier wordt de appregistratie gedaan alsmede de authenticatie van de app. U bepaalt namelijk zelf welke gebruikers in uw organisatie gebruik mogen maken van de archieffunctie (de JOIN Teams App). Ook zorgt de appgregistratie er voor dat er gegevens naar JOIN mogen worden geschreven en JOIN bestanden mag downloaden uit MS Teams.
de teams synchronisatie service, die draait tussen uw JOIN applicatie en MS Teams, draait in onze Azure Kubernetes cloud. Met de gegevens uit de vorige stap kunnen wij uw organisatie toevoegen aan deze installatie. Vanaf dat moment kan er uitwisseling plaatsvinden tussen MS Teams en JOIN Zaak & Document.
De technisch consultant neemt voorafgaand aan de installatie contact met u op voor het doorlopen van de technische voorwaarden (zoals het gebruik van Azure AD) en de technische voorbereiding aan uw kant. Desgewenst kan de consultant hier ook in begeleiden.
Zodra de technische en functionele configuratie is afgerond kunt u aan de slag. Hiervoor gaat u allereerst in MS Teams de JOIN App (waarmee u de archiefknop kunt activeren) koppelen aan het team waar deze mag worden gebruikt.
Vervolgens is de knop beschikbaar om te gebruiken.