¶ Toevoegen
Het toevoegen van personen is alleen mogelijk in JOIN Klantcontact of in het gekoppelde zaaksysteem.
Het is niet mogelijk om personen toe te voegen in de KvK koppeling.
Een organisatie kan worden toegevoegd door de blauwe aanmaakknop te gebruiken bovenin het JKC dashboard en vervolgens Organisatie te selecteren.
De opties die worden getoond in het aanmaakmenu zijn afhankelijk van de rechten van de gebruiker en de aanwezige opties en koppelingen binnen JKC.
¶ Toevoegscherm
In het toevoegscherm voor de organisatie kunnen de gegevens van de organisatie worden ingevuld.
Klik op:
OPSLAAN om de organisatoe toe te voegen
ANNULEREN om de organisatie niet toe te voegen en het scherm weer te sluiten.
¶ Unieke naam
Bij de naam moet een onbekende naam worden ingevoerd. Door op het icoontje achter het veld te klikken kan je nagaan of de naam al in gebruik is of niet.
¶ Verplicht
Verplichte velden worden aangeduid met een ster voor het veld.
Welke velden verplicht zijn bij het toevoegen van een organisatie kan worden geconfigureerd bij Configureer verplichte velden in de JKC admin. Klik hier voor meer informatie over deze configuratieoptie.
Verplichte velden worden geaccentueerd wanneer de persoon wordt opgeslagen zonder dat deze velden zijn gevuld.
¶ Taak
Het is ook mogelijk om een organisatie direct toe te voegen vanuit het aanmaakscherm van een taak.
Dit is mogelijk bij een:
- Afspraak
- Informatieverzoek
- Terugbelnotitie
- Ticket
Tijdens het maken van een taak (zoals een terugbelnotitie) kan bij optie Selecteer gekozen worden voor Nieuwe registreren.
Na het selecteren van deze optie zal het toevoegscherm van de persoon openen.
¶ Zoeken
In de zoekbalk kan worden gezocht in organisaties door de zoekterm in te voeren in de balk en vervolgens op ‘Zoek in Organisaties’ te klikken.
Het is mogelijk om te zoeken op de volgende onderdelen (dit kan per koppeling verschillen):
-
Naam van de organisatie
-
KVK nummer
¶ Details
Na het openen van een organisatie zal de detailkaart worden getoond.
De verschillende onderdelen zijn hieronder uitgewerkt.
¶ 1) Gekoppelde items
In het linkermenu worden alle gekoppelde items getoond die beschikbaar zijn voor de organisatie.
Hierbij kunnen (onder andere) de volgende items getoond worden:
- Contactgeschiedenis
Contactgeschiedenis wordt bij recente activiteit getoond, maar kan wordt ook los als Contactgeschiedenis getoond. - Taken
Openstaande taken/terugbelnotities worden bij Taken getoond. - Aantekeningen
Gemaakte of gekoppelde aantekeningen die relevant zijn voor de opgezochte organisatie. - Zaken
Nog lopende of relevante zaken die worden opgehaald uit het gekoppelde zaaksysteem. - E-mails
Op basis van het ingevulde e-mailadres in de organisatiegegevens worden de gekoppelde mailboxen doorzocht. - Personen
Personen die aan de organisatie zijn gekoppeld.
De beschikbare aantallen worden tussen de haakjes achter het relevante item getoond.
Door het item aan te klikken kan snel naar het relevante item op de pagina worden genavigeerd.
¶ 2) Organisatie gegevens
Welke velden zichtbaar en gevuld zijn is afhankelijk van de rechten van de gebruiker en de beschikbaarheid van de gegevens aan de kant van de bron(applicatie).
Via het blauwe icoontje naast het adres kan het adres op een kaart worden getoond.
Een telefoonnummer of e-mailadres dat blauw wordt weergegeven kan worden aangeklikt.
- Door op het e-mailadres te klikken wordt het Stuur als e-mail scherm gestart. Hierbij wordt het e-mail adres al ingevuld in het Aan veld.
Klik hier voor meer informatie over het versturen van een e-mail.
- Door op het telefoonnummer te klikken wordt het telefoonnummer gebeld.
Om het telefoonnummer te kunnen bellen moet gebruik worden gemaakt van de telefoonintegratie.
¶ 3) Recente activiteit
Direct onder de klantgegevens wordt de recente activiteit getoond.
De recente activiteit kan varieren van een aangemaakte terugbelnotitie/taak tot een opgeslagen contactgeschiedenis.
- Hier wordt de bron getoond waarop de recente activiteit van toepassing is.
Dit kan bijvoorbeeld een Contactgeschiedenis of Taak zijn. - Hier wordt de inhoud/omschrijving van de recente activiteit getoond.
In het geval van een terugbelnotitie zal hier de inhoud van het vraag veld van de terugbelnotitie staan. - Hier wordt de behandelaar van de recente activiteit getoond.
In het geval van een contactgeschiedenis, is dit de gebruiker die de contactgeschiedenis heeft opgeslagen.
In het geval van een open terugbelnotitie, is dit de behandelaar die momenteel is toegewezen. - Hier wordt het kanaal van de recente activiteit getoond.
- Hier worden de gekoppelde tags getoond die zijn toegevoegd aan de recente activiteit.
- Hier wordt de aanmaakdatum van de recente activiteit getoond.
Een recente activiteit kan worden geopend door deze aan te klikken.
Er worden standaard 5 resultaten getoond.
Door op Toon meer… te klikken kunnen meer resultaten getoond worden.
Door op Toon minder… te klikken wordt het recente activiteit scherm weer teruggebracht tot 5 resultaten.
¶ Koppelen
Het koppelen en ontkoppelen van onderdelen kan via het uitklaplijstje bij een organisatie (mits de gebruiker de juiste rechten heeft).
Er zal een scherm openen en daar kunnen de onderdelen worden gekoppeld en ontkoppeld.
Via het uitklaplijstje kan je een type kiezen om in te zoeken (zoals medewerker).
Daarna zal een zoekscherm openen waar het gewenste resultaat kan worden gevonden en gekoppeld.
¶ Verwijderen
Het verwijderen van organisaties is alleen mogelijk als ze lokaal in JKC zijn opgeslagen. Als er in een andere bron wordt gezocht is dat dus niet het geval.