Bij Decos gebruiken we Userlane (family.userlane.com) om onze elearnings te bouwen. De software van Userlane vormt een laagje over een webpagina zoals JOIN heen. Het is daarom een geschikte manier om gebruikers rond te leiden door de functies van JOIN door bijvoorbeeld knoppen/functies aan te wijzen, maar het is ook geschikt om een gebruiker te laten zien hoe je bijvoorbeeld een zaak uit je werkvoorraad kunt afhandelen. De software biedt je de mogelijkheid om bepaalde onderdelen van de pagina uit te lichten en daar een bepaalde actie aan te verbinden. Zo kun je een gebruiker door een (nieuw) proces in JOIN begeleiden als een vorm van training.
Het fijne van eLearnings is dat je zelf helemaal in controle bent over wat je de gebruiker wilt laten zien of leren.
Bekijk de volgende video om een indruk te krijgen van de mogelijkheden:
https://www.youtube.com/watch?v=Hl69m9S5ka0
Nadat je bent ingelogd op family.userlane.com kom je op de volgende pagina:
Op de welkomstpagina zijn de 3 belangrijkste elementen gemarkeerd:
Deze wiki zal voorbeelden geven uit de JSED Demo omgeving van Decos, de functies die beschreven worden werken voor alle omgevingen hetzelfde maar de inrichting en namen van hoofdstukken zullen uiteraard per klantomgeving verschillen.
Het beheren en bekijken van de bestaande Userlanes kan onder de Manage-functie op de startpagina. Nadat je op Manage hebt geklikt zul je op de volgende pagina komen:
Links zie je een lijst met de verschillende hoofdstukken die zijn aangemaakt. In een hoofdstuk kun je een paar rondleidingen groeperen die bijvoorbeeld verband met elkaar houden. Het is niet verplicht om een Userlane in een hoofdstuk te plaatsen, het is namelijk ook mogelijk om ze onder ‘unsorted guides’ te laten staan, maar het opdelen in hoofdstukken kan het wel overzichtelijker maken voor de eindgebruiker.
Als je op een hoofdstuk klikt verschijnt rechts het lijstje met Userlanes die in dit hoofdstuk zitten. Achter elke rondleiding staat een knop met Public of Private, dit geeft aan of de betreffende Userlane vindbaar is voor gebruikers. Het is ook mogelijk om een hoofdstuk in zijn geheel op Public of Private te zetten, of dit het geval is zie je aan het groene of grijze bolletje voor de naam van het hoofstuk. Op de foto is te zien dat alle hoofdstukken in dit geval op Public (gepubliceerd) staan voor gebruikers.
De inhoud van een hoofdstuk kan er als volgt uitzien:
Je bent zelf vrij om de titel (of ondertitel) van het hoofdstuk te verzinnen, en hier de geschikte Userlanes aan te koppelen. Door vervolgens op een van de rondleidingen te klikken kun je zien uit welke stappen deze bestaat. Het is hier ook mogeljk om de teksten of titels van de verschillende stappen aan te passen. Dit kan uiteraard ook in de Editor, maar de functie zit hier ook om bijvoorbeeld even snel een typfout te corrigeren. Als je op een Userlane hebt geklikt krijg je in het menu onder andere de mogelijkheid om bekijken uit welke Steps deze bestaat, en welke teksten er aan deze Steps zijn gekoppeld.
Een nieuw hoofdstuk aanmaken of het zoeken in Unsorted guides om deze aan een hoofdstuk toe te wijzen kan met de volgende knoppen:
Je vind ze onder de lijst met bestaande hoofdstukken. Een Userlane toewijzen aan een hoofdstuk doe je door naar Unsorted Guides te gaan, de betreffende rondleiding op te zoeken, op de 3 puntjes rechts van de publiceeroptie te klikken en dan te kiezen voor ‘Move To…’ kies hier het hoofdstuk waar je de betreffende rondleiding aan toe wil voegen. Het verplaatsen van een rondleiding van het ene hoofdstuk naar het andere werkt hetzelfde.
Door op de naam van de omgeving waarin je je bevindt te klikken zal er een lijst opklappen waarin je de verschillende omgevingen kan zien waartoe je toegang hebt. Dat kan er ook maar 1 zijn, zoals op de foto. Je hebt hier ook de mogelijkheid om naar de Editor Mode te gaan om nieuwe Userlanes te maken of bestaande aan te passen.
Eerst kijken we echter naar de Settings knop omdat deze toegang geeft tot 2 belangrijke functies.
Op deze afbeelding gaat het om privacyredenen om een verzonnen ID.
Voorbeeld: eLearning in JZD Admin, license is geactiveerd. UserlanePropertyID is bewust onleesbaar gemaakt. Zorg ervoor dat dit ID hetzelfde is als het ID dat op de boven vermelde plek staat, in dit geval ‘12345’.
Nadat je op ‘Open Editor’ hebt geklikt zal de pagina geopend worden waarvan de URL als Default is opgegeven onder Application URLs.
Linksonder in het scherm verschijnt de knop waarmee je aan de slag kunt met eLearnings. Zie je deze knop niet? Sluit je browser en probeer het opnieuw, soms werkt het wisselen naar een andere browser (Edge/Chrome), of het verwijderen van cache ook. Klik op de knop om te beginnen.
Na het openen van het eLearning menu zie je de verschillende hoofdstukken die gepubliceerd zijn, door de hoofdstukken te openen en een rondleiding uit te kiezen kun je direct aan de slag! Een gebruiker zonder rechten op de Editor zal niet meer zien dan dit. De eLearning knop geeft de optie om snel en gemakkelijk door wat functies van JOIN heen te lopen zonder dat hier training voor nodig is. Als je wel rechten op de Editor hebt zie je onder de balk met de knop ‘Start Editor’, hier begint het aanmaken of aanpassen van de rondleidingen.
Door op ‘Start Editor’ te klikken krijg je een overzicht van de hoofdstukken die al bestaan, met de hieraan gekoppelde Userlanes. Wil je een rondleiding aanpassen? Zoek hem dan op in het hoofdstuk (of bij Unsorted als hij nog niet is toegewezen) en door hem aan te klikken zit je direct in het scherm waar je stappen kunt wijzigen.
Om een zo compleet mogelijk overzicht te bieden zullen we in deze uitleg beginnen met het aanmaken van een nieuwe rondleiding. Dit werkt volgens dezelfde principes als het aanpassen van een al bestaande Userlane.
Je maakt een nieuwe rondleiding aan door op de paarse knop ‘Create’ te klikken. Je krijgt dan een kort introductiescherm waarop vertelt wordt hoe je een stap kan opslaan door een element op het scherm uit te lichten en vervolgens te klikken.
Het selecteren of uitlichten van een element (bijvoorbeeld een veld of knop) ziet er als volgt uit:
Je kunt zelf kiezen wat voor interactie je hieraan wilt koppelen, zo kun je een gebruiker de instructie geven om op het element (in dit geval het zakenboek) te klikken, of om er enkel kennis van te nemen (observeren).
Als je begint met het opnemen van stappen (recording) kun je meerdere stappen achter elkaar opnemen door gewoon op de elementen in het scherm te klikken die je op dat moment uitlicht, wil je stoppen met opnemen? Dan kan je op de rode knop klikken om te stoppen.
Als je een of meerdere stappen hebt opgenomen en je opname hebt gestopt met de rode knop zul je de volgende structuur terugzien:
Je ziet hier uit hoeveel verschillende stappen je rondleiding tot nu bestaat, in dit geval zijn het 4 stappen. Klik op een stap om hier de juiste tekst of instructie aan toe te voegen. Nog niet helemaal tevreden over de volgorde of lengte van de rondleiding? Met het groene plusje kun je een nieuwe stap toevoegen, waar deze komt bepaal je zelf. Als je op stap 3 klikt (zoals op de foto) zul je zien dat je de mogelijkheid hebt om tussen stap 3 en 4 een nieuwe schakel toe te voegen. Moet er na stap 2 eigenlijk nog een nieuwe stap tussen komen, dan ga je eerst naar stap 2 om vervolgens op de groene plus knop te klikken om een stap toe te voegen.
Het kleine groene bolletje voor de stap geeft aan of deze stap op dit moment gevonden kan worden op de webpagina. Stel dat je rondleiding op het dashboard begint, en de tweede stap de instructie geeft om naar de werkvoorraad te gaan, waar stap 3,4,5… zich ook gaan afspelen, dan zullen deze latere stappen als oranje gemarkeerd worden. Ze kunnen nog niet op het dashboard gevonden worden.
Houd er rekening mee dat als je een nieuwe rondleiding aanmaakt de stappen logisch op elkaar volgen. In het algemeen werk je vaak van algemeen naar specifiek. Bijvoorbeeld: eerst de instructie om op de werkvoorraad te klikken (dit kan vanuit elk scherm in JOIN, deze stap zal daarom altijd gevonden worden) en vanaf daar door naar het specifieke, bijvoorbeeld het openen van de eigen werkvoorraad en het bekijken van de inhoud hiervan. Als Userlane de connectie tussen twee stappen niet kan leggen, omdat een gebruiker bijvoorbeeld nog niet in het juiste scherm zit (knop of functie kan dan niet gevonden worden) zal hij vroegtijdig beeindigd worden.
Bij het aanmaken van stappen in Userlane ben je zelf de baas. Je bepaalt wat een gebruiker gaat doen of zien en geeft zelf vorm aan de rondleiding van start tot eind. Elke rondleiding begint met een welkomsbericht, je verzint hier zelf de titel of instructie (voorbeeld: Welkom, in deze rondleiding leer je hoe je een zaak kunt toewijzen). Daarnaast is de laatste stap altijd een duidelijk eindpunt, hiervoor geldt hetzelfde als bij het begin: je verzint zelf een slot (voorbeeld: Gefeliciteerd! Je weet nu hoe je een zaak moet toewijzen).
De stappen tussen het begin en eind dienen om de gebruiker iets te leren, dit kan elk proces in JOIN zijn. Wil je een gebruiker leren hoe hij een veel gebruikte zoekopdracht tot favoriet kan maken? Dan leg je dit proces stap voor stap vast en help je de gebruiker door alle stappen die hiervoor nodig zijn.
Als je op een stap klikt krijg je de volgende opties:
Er wordt automatisch een titel aangemaakt (Klik op …), deze kun je zelf naar wens aanpassen. Maak ook gebruik van het toelichtingsveld onder de titel om de gebruiker zo goed mogelijk op weg te helpen. Het is aan te raden om zowel de titel als de beschrijving van een stap zo concreet mogelijk te houden.
Reselect element geeft de optie om deze stap opnieuw te kalibreren. Wijst de stap naar het verkeerde element op het scherm? Dat kun je hiermee rechtzetten, selecteer opnieuw het element dat je in het scherm wilt uitlichten.
Alignment geeft de mogelijk om de plaats van de tekstbalon te herpositioneren. Deze staat normaal op automatisch, maar mocht de tekstbalon een belangrijk deel van het scherm bedekken kun je deze hiermee verplaatsen. De opties zijn links, rechts, boven en onder.
Code selector geeft een inkijk in de coderegel voor deze stap.
Skip: onder welke condities kan een stap overgeslagen worden? Deze functie kan nuttig zijn wanneer je een gebruiker bijvoorbeeld naar een bepaald scherm wilt begeleiding, maar als zij zich hier al in bevinden kan deze stap overgeslagen worden.
Next: misschien wel de belangrijkste knop uit dit rijtje. Hiermee bepaal je onder welke conditie je door kunt gaan naar de volgende stap, of met andere woorden: wat wil je dat de gebruiker hier gaat doen? De meest gebruikte opties zijn hier: left click (interactie: gebruiker moet op het element klikken), next button (geen interactie: gebruiker observeert het element en moet op knop ‘volgende’ klikken om naar de volgende stap te gaan), any value input (gebruiker moet een keuze maken uit een veld, maakt niet uit welke keuze hij maakt), specific value input (gebruiker moet een specifieke keuze maken in een veld). Voorbeeld: filter op 2022 in veld startdatum zaak, filter je op 2021 dan kun je niet verder naar de volgende stap.
Delete: verwijder deze stap uit de rondleiding.
Als bonus kun je ook nog een extra infobox aan een stap toevoegen. Dit doe je door op het grijze bolletje met de plus (+) te klikken dat zich links onder de titel in de stap bevind. Dit element geeft je meerdere opties, zo kun je voor een informatievakje kiezen zoals op de foto te zien is, hierin kun je de gebruiker een handige tip meegeven. Daarnaast kan je er ook voor kiezen om een handige link te presenteren, bijvoorbeeld een link naar een interne pagina met extra relevante informatie. Ook heb je de mogelijkheid om een foto/video toe te voegen aan de stap. In de praktijk kan deze functie er als volgt uitzien:
Het probleem ziet er in praktijk als volgt uit:
In plaats van het juiste element uit te lichten is Userlane de draad kwijtgeraakt door het verversen van een deel van de pagina (dit gebeurt veel in JOIN). Je lost het op door ervoor te zorgen dat Userlane de draad niet kwijtraakt met een algemene stap tussen de stappen waar de fout zich voordoet. Deze algemene stap gebruik je bijvoorbeeld om de zoekresultaten te observeren (geen verdere actie voor gebruikers aan verbonden). Deze stap voeg je toe aan de rondleiding voor de stap die niet goed wordt aangegeven op het scherm.
Voorbeeld: in een rondleiding zijn stap 5 en 6 twee instructies om een zoekveld te vullen in het registratiescherm. Na bij stap 5 het zaaktype gekozen te hebben ververst dit deel van het scherm zich, om de resultaten te laten zien. Hierdoor verschuift het tekstveld naar de bovenkant van de pagina omdat Userlane de draad is kwijtgeraakt. Dit probleem voorkom je door tussen stap 5 en 6 een algemene (bijvoorbeeld beschrijvende) stap toe te voegen (zie voorbeeld hieronder). Deze nieuwe stap fungeert als bruggetje tussen de twee stappen. In het voorbeeld hieronder is er voor gekozen om een extra stap toe te voegen waarin de zoekresultaten worden uitgelicht.