De Webrichtlijnen zijn richtlijnen om webcontent te maken die onder uiteenlopende situaties
te gebruiken, uitwisselbaar en duurzaam is. Optimaal bruikbaar en toegankelijk voor mensen
en systemen, waaronder gebruikers van uiteenlopende webapparaten, besturingssystemen en
hulptechnologieën.
Webrichtlijnen 2 is op 23 juni 2011 als officiële overheidsstandaard vastgesteld door het
College Standaardisatie. Ook staat Webrichtlijnen 2 op de pas-toe-of-leg-uitlijst. Dit betekent
dat overheidsorganisaties deze open standaard moeten gebruiken tenzij er een gegronde
reden is om het niet te doen.
Vanuit diverse plekken in JOIN kan handmatig of geautomatiseerd een Microsoft Office
document worden omgezet in een PDF-bestand met behulp van de JOIN Publicatiemodule.
De Webrichtlijnen schrijven voor dat voor belangrijke informatie die via het web wordt
aangeboden een open standaard moet worden gebruikt.
De volgende PDF-specificaties kunnen aan de webrichtlijnen voldoen:
Andere PDF-versies voldoen daarom niet zonder meer aan de webrichtlijnen, tenzij de
informatie in het PDF-document ook in een open en toegankelijk formaat gepubliceerd word.
Niet alleen de inhoud, maar ook de betekenis ervan (structuur, koppen, etc.) dienen in dat
geval intact blijven. Dit kan bijvoorbeeld door het document aan te bieden in een html-formaat.
In JOIN kunnen documenten op elk gewenst moment worden omgezet in een PDF-document.
In JOIN zijn er twee PDF-specificaties beschikbaar:
Welke van de twee specificaties word gebruikt om een document om te zetten is te vinden in
de configuratie van JOIN:
Van de twee PDF-specificaties die JOIN biedt, kan alleen de PDF/A-1a specificatie aan de
webrichtlijnen voldoen. Documenten die door JOIN zijn omgezet naar PDF/A-1a specificatie
voldoen niet automatisch aan de webrichtlijnen. Het is vooral van belang dat het document
toegankelijk is.
Gebruik het beslisschema in Bijlage 1 om te controleren of een PDF-document aan de
webrichtlijnen voldoet.
De webrichtlijnen zijn gericht op de toegankelijkheid van informatie. Het is mogelijk om met de
PDF/A-1a specificatie een toegankelijk document te creëren (en daarmee te voldoen aan de
webrichtlijnen). Er is echter ook een PDF-specificatie dat specifiek op toegankelijkheid is
gericht: PDF/UA (Universal Access).
Deze PDF/UA-1 (ISO 14289-1) specificatie bied toegankelijkheid voor mensen met beperkingen
die hulpmiddelen gebruiken zoals tekst-naar-spraak software, schermvergroting, joysticks en
andere technieken om te navigeren binnen een document.
Het grote voordeel van PDF/UA-1 is uiteraard dat het specifiek is ontworpen voor een van de
hoofddoelen van de webrichtlijnen: waarborgen dat mensen niet worden buitengesloten van
toegang tot informatie en diensten vanwege de wijze waarop technologie wordt toegepast.
Een bestand opgeslagen volgens de PDF/UA-1 specificatie voldoet optimaal aan de
toegankelijkheidseisen van Webrichtlijnen 2.0.
PDF documenten die volgens de PDF/A-1a en PDF/A-2a specificatie zijn opgeslagen voldoen
aan de Nederlandse archiefwet. Voor PDF/UA is dat op dit moment niet met zekerheid vast te
stellen.
Een document dat vanuit JOIN is opgebouwd volgens de PDF/A-1a specificatie kan voldoen aan
de webrichtlijnen maar dit zal wel per document(soort) gecontroleerd moeten worden op
mogelijke toegankelijkheidsproblemen.
Het blijft echter moeilijk om voor de PDF/A1-a specificatie met zekerheid vast te stellen of een document voldoet aan de webrichtlijnen. Voor meer zekerheid kan een PDF-validator gebruikt
worden.
Daarnaast is het interessant de ontwikkeling van JOIN te volgen; mogelijk komt er
ondersteuning voor de PDF/UA-1 specificatie, die optimaal voldoet aan de gestelde
webrichtlijnen.
Betreft het document een bestand in PDF/A-1a formaat? (Om deze vraag te beantwoorden is
mogelijk een PDF-validator vereist)
Is het PDF-bestand succesvol omzetbaar naar PDF/A-1a formaat?
Komen er bij toegankelijkheidscontrole problemen aan het licht? (Zie bijlage 2)
Wordt alle informatie in het document ook aangeboden in HTML-formaat?
Voldoet het aangeboden HTML-alternatief aan de Webrichtlijnen? (Controleer de HTML-pagina('s) via https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/webrichtlijnen)
Opmerking
Het beslisschema voldoet mogelijk niet in alle situaties; bijvoorbeeld bij CAD-documenten in
PDF-formaat en documenten met inhoud die zich moeilijk naar tekst laat vertalen.
Met Adobe Reader (versie 8 of hoger) is het mogelijk om te controleren of er toegankelijkheidsproblemen optreden bij het openen van een PDF bestand.
Let op!
Deze controle bied alleen zekerheid over eventuele toegankelijkheidsproblemen en
garandeert niet dat een PDF-bestand altijd toegankelijk is.
Adobe Reader (vanaf versie 8). Dit programma is, ook bij de overheid, op veel werkplekken aanwezig.
Gebruik de volgende vier functies van de Adobe Reader (versie 8, 9 en X) om te controleren op eventuele toegankelijkheidsproblemen:
1. Snelle toegangscontrole
Met de snelle toegangscontrole kan worden gecontroleerd of er sprake is van ‘tagged PDF’, of de leesvolgorde nog steeds klopt als het document niet grafisch wordt weergegeven en of de tekst die in het document wordt getoond daadwerkelijk tekst is. Als de mededeling een andere is dan ‘Er zijn geen toegangsproblemen ontdekt tijdens deze snelle controle’ is aanvullend onderzoek noodzakelijk om eventuele toegangsproblemen te kunnen uitsluiten.
2. Opnieuw plaatsen
Door de tekst in het PDF-bestand opnieuw te plaatsen kan worden gecontroleerd of er echte spaties staan tussen woorden en of de leesvolgorde intact blijft, bijvoorbeeld als tabellen en
kolommen worden gebruikt.
3. Bestandseigenschappen
In de documenteigenschappen is onder meer na te gaan met welk product het PDF-bestand is
gemaakt (bij Beschrijving > Toepassing) en wat de PDF-versie is (bij Geavanceerd > PDF-versie). Documenten met tekst die gescand zijn zonder nabewerking zijn nooit toegankelijk; de meeste documenten die door middel van een ‘PDF-printer’ zijn vervaardigd evenmin. Bij PDF-versies lager dan 1.4 zijn toegangsproblemen waarschijnlijk.
4. Opslaan als tekst.
Door een document op te slaan als tekst kan worden gecontroleerd of de tekst die op het
beeldscherm wordt weergegeven ook als tekst wordt geëxporteerd, bijvoorbeeld ten behoeve
van een brailleleesregel of voicebrowser. In dat geval moet handmatig worden gecontroleerd
of de geëxporteerde tekst begrijpelijk is.
*: In versie 8 van Adobe Reader staat de functie Opnieuw Plaatsen direct onder de menuoptie Beeld
**:In versie 8 van Adobe Reader heet deze optie Documenteigenschappen