Vanuit de eisen uit de archiefwet, het verlopen van bewaartermijnen of omdat je niet altijd alles voor eeuwig wil bewaren. En natuurlijk de eisen die vanuit de AVG worden gesteld aan vernietiging en opslag.
Wanneer je een registratie in JOIN verwijderd door op het ‘Verwijderen’ te klikken wordt het item in JOIN niet meer getoond. Het item verdwijnt uit het zicht maar bestaat nog steeds in de database. In de database wordt op dat moment de kolom ‘item_deleted’ van de tabel gevuld met de datum en het tijdstip waarop het item verwijderd is.
Voorbeeld verwijderde items in tabel:
Het doel hiervan is dat registraties te allen tijde hersteld kunnen worden indien deze per ongeluk of onterecht verwijderd zijn. Dit gaat via de optie ‘Herstellen’ in het menu ‘Databasebeheer’ van JOIN Admin.
Voorbeeld herstelscherm in JOIN Admin:
Ook bestanden worden niet echt verwijderd uit JOIN wanneer de bijbehorende documentregistratie of bestandsregistratie wordt verwijderd uit JOIN.
Voorbeeld bestanden in JOIN (Niet zichtbaar voor gebruikers):
Alleen de link met de exacte locatie van het bestand wordt uit JOIN verwijderd, tenzij in JOIN Admin deze optie is ingeschakeld.
Instelling ‘Bestanden permanent verwijderen’:
Let op!
het inschakelen van het vinkje ‘Bestanden permanent verwijderen’ zorgt dat bij het herstellen van een documentregistratie, het bestand opnieuw geüpload moet worden naar JOIN.
Vernietigen is het onherstelbaar vernietigen van geselecteerde items:
Niet meer raadpleegbaar
Niet meer te reconstrueren
De ‘verwijderingswizard’ van JOIN vernietigt geselecteerde items door de records met betreffende metadata uit de database te verwijderen en de bijbehorende bestanden van de server te verwijderen. Er is geen prullenbak of ander hulpmiddel om deze vernietiging terug te draaien anders dan het terugzetten van een volledige back-up van de JOIN Database en/of JOIN Fileserver.
Om te kunnen starten met vernietigen in JOIN moet je eerst weten wat je precies wilt gaan vernietigen. Hiervoor kan je gebruik maken van een berekend vernietigingsjaar. Het idee is dat een (dossier) registratie (met bijbehorende registraties) vernietigd kan worden wanneer het vernietigingsjaar is ingevuld, en het vernietigingsjaar kleiner dan- of gelijk is aan, het huidige jaar.
Het (automatisch) berekenen van een vernietigingsjaar doe je in JOIN door gebruik te maken van een macro. De meest eenvoudige macro die gebruikt kan worden om een vernietigingsjaar te bereken werkt als volgt:
Uitleg Destroy macro:
In de uitleg van de macro hierboven zie je dat er simpelweg een bewaartermijn in jaren (TEXT2) wordt opgeteld bij een startdatum veld (DATE1) wanneer de registratie afgehandeld is. De uitkomst hiervan is een vernietigingsjaar dat gebruikt kan worden als criteria voor de verwijderingslijst.
Er zijn ook gevallen waar alleen een vernietigingsjaar op een dossier onvoldoende is. Met de komst van de AVG zijn de bewaartermijnen meer en meer aangescherpt en in veel gevallen ook documenttype afhankelijk. Daar komt bij dat ook de ingangsdatum van de termijn per documenttype kan verschillen. Bijvoorbeeld datum van opstellen of datum van afhandeling.
Afhankelijk van de wensen in je organisatie kan het dus zijn dat je behoefte hebt aan een maatwerk macro die rekening houdt met meer dan alleen de startdatum en de bewaartermijn. Maak hiervoor gebruik van de ‘Infosheet Macro’s in JOIN’ (op te vragen bij Decos en Doclogic) of neemt contact op met je accountmanager om de hulp in te schakelen van een functioneel consultant die je hierbij kan helpen.
Voorbeeld dossierinrichting met vernietigingsdatum:
Heb je het veld vernietigingsjaar pas later aan je dossierboek toegevoegd en wil je deze met terugwerkende kracht invullen? Neem dan contact op Doclogic. In dit document gaan we er verder van uit dat je organisatie beschikt over dossiers waarbij het vernietigingsjaar al is ingevuld voor de jaren die in het verleden liggen.
Het daadwerkelijke (digitaal) vernietigen gebeurt aan de hand van de functie ‘Verwijderingslijsten’ in JOIN, die anders dan de naam doet vermoeden, daadwerkelijk vernietigt.
Aandachtspunten:
Houd er rekening mee dat na het vernietigen deze kolommen, dit de enige metadata is die je nog ziet van datgene dat je hebt vernietigd. Kies niet meer dan 5 a 6 kolommen aangezien de kolommen in elkaar worden gedrukt als er niet meer op één A4 (liggend) past.
Persoonsgegevens:
Houd rekening met metadata van persoonsgegevens, deze wil je mogelijk uitvinken. Aanvinken staat gelijk aan bewaren, aangezien vernietigingslijsten zelf niet verwijderd kunnen worden.
Verwijdergedrag:
Let op! je kan in de linkerkolom ook gerelateerde items aanvinken, maar die worden niet getoond in de verwijderingslijst PDF en die hebben geen enkele invloed op het vernietiggedrag. Alle dossiers die aan de selectie voldoen en de gekoppelde documenten worden vernietigd, ongeacht de vinkjes. Documenten die óók aan een ander dossier zijn gekoppeld, worden niet vernietigd.
Mogelijk heb je in het verleden al registraties verwijderd en mogelijk wil je deze alsnog ‘vernietigen’.
Met behulp van een database script kunnen registraties die in het verleden verwijderd zijn, alsnog uit de database verwijderd, en daarmee vernietigd worden.
Er is een eenvoudige versie van het script beschikbaar die simpelweg alles vernietigd dat verwijderd is. Hiermee wordt het onmogelijk om verwijderde items te herstellen via de optie ‘Herstellen’ in JOIN Admin.
Er is ook alternatief script beschikbaar waarmee alleen registraties ouder dan een bepaalde datum worden verwijderd zodat recent verwijderde items nog wel te herstellen zijn, indien nodig.
Neem contact met ons op voor het verkrijgen en uitvoeren van het script. Uiteraard wordt aanbevolen dit script eerst in een test en/of acceptatie omgeving uit te voeren.
Met uitzondering van de situatie waarin alle bestanden van één documentboek vernietigd mogen is het niet mogelijk om de bestanden te vernietigen die eerder in JOIN zijn verwijderd.